Finansų metodų naudojimas, norint pateisinti IT turto panaudojimą
IT investicijų pagrindimas yra esminis įgūdis visiems, dirbantiems technologijų srityje. Nors IT sprendimus priims IT sprendimų priėmimas, dažnai pasiūlymus dėl naujos įrangos ar paslaugų pateiks IT darbuotojai. Svarbu suprasti terminologiją ir pagrindinius metodus, padedančius investuoti į naują įrangą. Tai vienas dalykas - paprašyti pakeisti pagalbos tarnybos programinę įrangą. Jūs tikriausiai girdėsite: "mes pažvelgsime į tai - blah blah blah". Arba pasakykite kažką panašaus: "pakeisdami mūsų pagalbos tarnybos programinę įrangą, sutaupysite 35 000 JAV dolerių per metus ir sumokės už save per 3 metus", jūsų IT valdymas gaus daug teigiamą atsakymą. Galiu jus tvirtinti.
Šis straipsnis suteiks jums pagrindinių įgūdžių, reikalingų analizuoti ir sukurti siūlomo IT investicijų vertinimą. Prieš pradėdami giliai pasinerti į šiuos finansinius metodus, turite suprasti pagrindus. Stebėkite būsimus straipsnius, kuriuose pateiksiu daugiau pažangių analitinių metodų, pateisinančių IT investicijas į įrangą ar paslaugą.
Pagrindinė IT investicijų analizės terminologija
Kapitalo išlaidos (CAPEX): kapitalas yra terminas, naudojamas norint atskirti pirkinį, kurio naudingo tarnavimo laikas yra daugiau nei metai. Pavyzdžiui, kai įmonė įsigyja nešiojamąjį kompiuterį darbuotojui, tikimasi, kad nešiojamas kompiuteris tęsis 3 ar 4 metus. Apskaitos pareigūnai reikalauja, kad tokio pobūdžio investicijos į IT investicijoms būtų perklasifikuotos per tą patį laikotarpį, o ne į išlaidas per metus, kai jie buvo įsigyti. Bendrovė paprastai turi priemonių, susijusių su įrangos naudingumu, taip pat minimalią kapitalo išlaidų sumą doleriais. Pavyzdžiui, klaviatūra, kainuojanti 50 USD, nebus laikoma kapitalu.
Nusidėvėjimas. Nusidėvėjimas yra metodas, naudojamas norint paskirstyti kapitalo investicijas į IT per visą naudingo tarnavimo laiką. Pavyzdžiui, daroma prielaida, kad kapitalo apskaitos politikoje naudojamas tiesinis nusidėvėjimas. Tai tiesiog reiškia, kad nusidėvėjimas bus toks pat ir kiekvienais metais. Tarkime, kad įsigijote naują serverį už 3000 JAV dolerių, kurio laukiamas 3 metų gyvenimas. Šio IT investicijų nusidėvėjimas per metus bus 3 000 JAV dolerių per metus. Tai nusidėvėjimas.
Grynųjų pinigų srautas: grynųjų pinigų srautas yra grynųjų pinigų judėjimas į verslą. Jūs turite suprasti skirtumą tarp grynųjų pinigų ir negrynųjų daiktų. Paprastai pinigai naudojami apskaičiuojant IT investicijų vertę. Nusidėvėjimas yra negrynaisiais pinigais, tai reiškia, kad pagrindinis turtas jau buvo sumokėtas, bet esate paskirstyti sąnaudas per visą turto gyvavimo laikotarpį. Pirminis IT investicijų pirkimas bus laikomas pinigų srautu atliekant finansinę analizę.
Nuolaidų norma: tai norma, naudojama analizėje, atsižvelgiant į tai, kad doleris šiandien yra vertas daugiau nei doleris per 5 ar 10 metų. Naudojant diskonto normą IT investicijų analizėje, yra metodas, kaip prognozuoti būsimus dolerius šiandieninių dolerių atžvilgiu. Paprastai diskonto norma yra daugelio knygų tema. Jei jūsų bendrovei reikalinga labai tiksli diskonto norma, kreipkitės į savo apskaitos skyrių. Priešingu atveju mes naudosime kažką panašaus 10%, kuris atspindi infliaciją ir kainą, kurią bendrovė gali uždirbti už pinigus, kurie nebuvo investuoti į jūsų IT įrangos dalį. Tai savotiška alternatyva.
IT investicijų analizės metodai
Yra daug būdų, kaip padėti įvertinti investicijas į IT (kapitalą). Tai iš tikrųjų priklauso nuo jūsų investuojamos rūšies ir IT organizacijos brandumo vertinant kapitalo pirkimus. Organizacijos dydis taip pat gali būti svarbus. Tačiau nepamirškite, kad tai daro daug laiko ir net jei dirbate mažo ir vidutinio dydžio organizacijoms, šios pastangos bus vertinamos.
Šiame straipsnyje ieškosime 2 paprastus IT investicijų metodus. Norėčiau paskatinti jus naudoti abi, nes kartu jie pateikia išsamesnį siūlomos IT investicijų vertės vaizdą.
- Grynoji dabartinė vertė
- Atsipirkimo laikotarpis
Grynoji dabartinė vertė (NPV)
Grynoji dabartinė vertė - tai finansinė priemonė, kuri sukuria pinigų srautų seriją per tam tikrą laiką ir nuolaidas kiekvienam einamuoju laikotarpiu. Grynoji dabartinė vertė atsižvelgia į pinigų laiko vertę. Paprastai pinigų srautai ir pinigų srautai per 3-5 metus stebimi, o grynoji įplauka, atėmus grynąjį pinigų srautą į vieną vertę, yra nuolaida. Jei skaičius yra teigiamas, tada projektas padidins organizacijos vertę ir, jei NPV bus neigiamas, tai sumažins organizacijos vertę. Tikroji NPV analizės galia yra lyginant alternatyvias IT investicijas. NPV pateikia santykinę IT investavimo scenarijų vertę, o pati, kurios didžiausia NPV, paprastai yra perimama kitomis alternatyvomis.
Sunki Dabartinės vertės apskaičiavimo dalis yra tikri skaičiai, kuriuos reikia naudoti analizėje. Dėl lygties nutekėjimo pusės galite naudoti visas investicijų išlaidas kartu su priežiūros išlaidomis ir įgyvendinimo išlaidomis. Įplaukos pusę gali būti sunkiau pasiekti. Jei IT investicijos generuoja papildomas pajamas, tai yra gana tiesiai į priekį ir jūs galite naudoti šiuos skaičius savo analizėje. Kai įplaukos (arba nauda) yra minkšta, tai reiškia, kad jie yra subjektyvesni, pavyzdžiui, laiko taupymas, jį sunku įvertinti.
Geriausia, ką galite padaryti, yra dokumentuoti prielaidas ir eiti su savo žarnyne. Paimkime pavyzdį, kai investuosite į IT pagalbos tarnybos programinės įrangos paketą. Tokios investicijos nauda yra IT darbuotojams sutaupytas laikas ir, galbūt, padidėjusi naudotojų bendruomenės pasitenkinimas. Jei pakeičiate esamą pagalbos tarnybos programinę įrangą, jūs taip pat galite sutaupyti pinigų iš šios sistemos. Turite suskaidyti įplaukas ir išteklius, kad atliktumėte IT investicijų pasiūlymo grynosios dabartinės vertės (NPV) analizę.
Pajamos: investicijų į IT investicijų įplaukos ar nauda gali būti subjektyvi ir netiksli. Dažnai IT investicijų nauda yra taupymo laikas, klientų pasitenkinimas ar kiti "minkšti" skaičiai. Pateikiami keli įplaukų pavyzdžiai.
- Išsaugotos priežiūros išlaidos iš pensijos programinės įrangos
- IT darbuotojams sutaupytas laikas dėl didesnio našumo
- Padidintos pajamos
Išplaukos: Paprastai išplaukos yra lengviau vertinamos, tačiau kai kurios iš jų gali būti subjektyvios. Štai keletas išplaukimų pavyzdžių.
- Programinės įrangos kaina (licencijos mokesčiai ir tt)
- Priežiūra
- Išorinės įgyvendinimo sąnaudos
Šis didesnis paveikslėlis rodo paprastą IT investicijų analizę, naudojant grynosios dabartinės vertės (NPV) analizę. "Excel" tokio tipo analizė yra labai paprasta. Ji taip pat turi funkciją apskaičiuoti NPV. Kaip matote iš įvaizdžio, aš nustatiau įplaukas ir išteklius per metus, o tada apskaičiuoju NPV pagal 10% diskonto normą.
- NPV analizė: IT investicijos Ekrano vaizdas (didelis vaizdas)
Atsipirkimo laikotarpis
Atsiskaitymo laikotarpio analizės rezultatas parodo, kiek laiko IT investicijoms reikia, norint susigrąžinti investicijų savikainą. Paprastai tai nurodo per metus, tačiau tai priklauso nuo analizės laiko. Atsipirkimo laikotarpis gali būti paprastas skaičiavimas, bet tik labai paprastas prielaidų rinkinys. Štai formulė, pagal kurią apskaičiuojamas atsipirkimo laikotarpis IT investicijoms. Apskritai, kuo trumpesnis atsipirkimo laikotarpis, tuo mažiau rizikinga IT investicija.
[IT investicijų kaina] / [Kasmet gauta lėšų iš IT investicijų]
Pažvelkime į scenarijų, kuriame įsigijote 100 tūkstančių dolerių vertės e-komercijos programinės įrangos dalį. Tarkime, kad ši programinė įranga kasmet padidina pajamas 35 000 USD. Apskaičiuotas atsipirkimo laikotarpis būtų $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 metų. Taigi, ši investicija mokėtų už save per 2 metus ir 10 mėnesių.
Taikant tokį paprastą prielaidų rinkinį, atsiperkamumo laikotarpis yra reikšmingas trūkumas. Labai mažai tikėtina, kad pajamos, gautos dėl IT investicijų, ilgainiui išliks tolygiai. Tai yra daug realesnė, nes pajamų srautas yra nevienodas. Tokiu atveju turėtumėte ieškoti kaupiamojo metinio pajamų padidėjimo, kol pradinės investicijos į IT bus "apmokėtos".
Apsvarstykite tą patį pavyzdį iš viršaus. Tarkime, kad 1-ajame metais grynasis pajamų iš IT investicijų padidėjimas siekia 17 000 JAV dolerių. 2, 3, 4 ir 5 metais yra $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 ir $ 33,000 atitinkamai. Nors vidutinis metinis pajamų padidėjimas yra 35 000 JAV dolerių, atsipirkimo laikotarpis skiriasi dėl nelygių pajamų, gautų iš šios investicijos. Pavyzdžiui, atsipirkimo laikotarpis yra daugiau kaip 3 metai, kuris yra ilgesnis už pradinį skaičiavimą, naudojant vidutinį. Vertinant bendrą pajamų padidėjimą, galite pamatyti, kada padengiamos pradinės investicijos. Šiame pavyzdyje tiesiog suraskite, kur yra padengiama IT investicijų kaina (100 000 USD). Galite matyti, kad tai įvyksta nuo 3 metų iki 4 metų.
Bendras pajamų padidėjimas:
- 1 metai - 17 000 JAV dolerių
- 2 metai - 46 000 JAV dolerių
- 3 metai - 91 000 JAV dolerių
- 4 metai - 142 000 JAV dolerių
- 5 metai - 175 000 JAV dolerių
Pažiūrėkite į pavyzdinę investicijų į IT investicijų Excel skaičiuoklę išsamią atsiskaitymo laikotarpio apskaičiavimo formulę.
IT investicijų pasiūlymas
Nors skaičiavimai yra svarbūs IT investicijų analizėje, tai nėra viskas. Aš primygtinai rekomenduoju pasiūlymą sutelkti, o ne tiesiog spausdinti savo skaičiuoklę arba siųsti rezultatus el. Paštu. Pasidaliję pasiūlymą, pagalvokite apie savo finansų direktorių kaip auditoriją. Galų gale, jei galų gale gali būti jos stalas.
Norėčiau rekomenduoti pradėti pasiūlymą su trumpa siūlomos IT investicijos (kapitalo) santrauka ir trumpą santrauką pagal savo analizės rezultatus (kartu su apibendrintais skaičiavimais). Galiausiai pridėkite išsamią skaičiuoklės analizę ir turite profesionalų pasiūlymą, kurį jūsų viršininkas įvertins.
Jūsų IT investicijų pasiūlymų paketas gali apimti:
- Santrauka: viena ar dvi dalys, apibendrinančios siūlomą IT investicijas.
- Pagrindimas: viena arba dvi dalys, apibendrinančios jūsų analizės rezultatus kartu su jūsų naudojama technika (įskaitant santraukų lentelę)
- Spausdinimas: "Excel" skaičiuoklės švarus išspausdinimas, kuriame pateikiama išsami analizė
Pavyzdys Excel skaičiuoklės
"Excel" skaičiuoklės pavyzdys yra 3 lapai, įskaitant:
- Santrauka
- Grynoji dabartinė vertė (NPV) apskaičiavimas
- Atsipirkimo apskaičiavimas
- IT investicijų analizė - "Excel 97-2003" versija
Jei turite klausimų dėl IT investicijų pateisinimo, nuneškite man el. Laišką ar įrašą naujame techniniame forume.