Yra daugybė tinkamų priežasčių, kodėl popierinių dokumentų skaitmeninimas gali būti labai naudingas jūsų namų biuro (arba šiuo atveju jūsų namų) organizavimui. Visų pirma galite atsikratyti daug papildomo popieriaus, kuris yra įstrigęs į stalčius ir failus, arba užimant vertingą darbo vietą.
Skaitmeniniai failai (net PDF) gali būti konvertuojami į paieškos aplankus, naudojant optinį rašmenų atpažinimo (OCR) programinę įrangą, kuri paprastai tiekiama kartu su spausdintuvu (HP turi labai gerą vaizdo įrašą, paaiškinantį, kaip OCR veikia ir kaip ji gali padėti supaprastinti užduotį supaprastinti savo gyvenimą).
Tai reiškia, kad ne tik jūsų informacija neatsižvelgia į bet kokį kambarį, bet ir daug lengviau rasti, nei popieriuje. Ir jūs galite išsaugoti savo skaitmeninius failus, bet jums patinka - CD ar DVD, flash diske, internetinėje saugykloje ar visame aukščiau. Taigi galite būti tikri, kad kai kažką kažką reikės, galėsite į jį atsigauti.
Kai pradėsite skaitmeninti savo namų failus, tai puikus laikas kurti organizuotą rinkmenų rinkinį, kuris padarys jūsų gyvenimą paprastesnį. Pagalvokite apie reikalingų dokumentų rūšis ir kiekvienam nustatykite aplanką. Kredito kortelių kvitai viename aplanke; automobilio draudimo dokumentai kitoje; telefono sąskaitos, bakalėjos įplaukos, namų remonto sąskaitos ir pan., gali būti pateikiami atskiri aplankai. Kiekviename aplanke kiekvieną metus (ar mėnesį) kurkite pogrupius. Tai daug lengviau pradėti nuo organizuotos sistemos, o tada paprasčiausiai pridėti naujus dokumentus į teisingą failą, kaip jūs einate, o ne bandyti pertvarkyti sistemą kiekvieną kartą, kai nuskaitomas naujas kvitas.
Įsitikinkite, kad jūsų skaitytuvas arba spausdintuvas buvo su OCR programine įranga (ABBYY FineReader programinė įranga, atrodo, patenka į paketą su daugeliu spausdintuvų ir skaitytuvų, kuriuos bandau patikrinti). Jei nerandate jokio, nesijaudink. Yra didelė tikimybė, kad jau turite tam tikrą padorų OCR programinę įrangą, jau įdiegtą jūsų kompiuteryje, jei naudojate "Windows". "Cool OCR" programinė įranga, kurią jūs jau turite, padės jums surasti ir naudoti šią programinę įrangą kartu su skaitytuvu ir kurti redaguojamus dokumentus.
Žinoma, tai daro dar vieną svarbų dalyką: jei ketinate atlikti šį darbą, turite turėti bent dokumento skaitytuvą. Tai neturi būti brangūs ar išgalvoti. Jei neturite tokio, dabar geras laikas ieškoti vieno; pradėkite nuo šių nuotraukų skaitytuvų ir dokumentų skaitytuvų atsiliepimų geriausiems pirkimams. Jei nenorite atskiro skaitytuvo, nebrangus " all-in-one" spausdintuvas puikiai atliks darbą.
Taigi čia sunku. Sistemos sukūrimas nėra pernelyg sudėtingas; net nuskaityti jūsų dokumentus nebus per sunku. Sunku įsitikinti, kad automatiškai tai atliekama kiekvieną kartą, kai gaunate naujus kvitus ar dokumentus. Priešingu atveju, dokumentai vėl pradės kauptis, ir jūs pajusite, kaip jūs eikvojote savo laiką. Taigi laikykis!