Ar tikrai turite atsakyti visiems grupės pranešime?
Jei tai gerai atsakyti, turėtų būti dar geriau atsakyti visiems. Tiesa?
Ne visada. Jei atsakymas yra tikrai svarbus visiems gavėjams, tada turėtų būti naudojamas "atsakymas visiems".
Kai kurie atsakymai visų scenarijų yra dėl nesėkmių, kai vienas gavėjas nesupranta, kad jie spustelėjo arba pasinaudojo šia galimybe. Tačiau dauguma jų yra tikėtina dėl to, kad asmuo nesupranta, kada siųsti visus pranešimus.
Bet kuriuo atveju tai dažniausiai yra erzina kitiems grupės pranešimo dalyviams. Štai kodėl geriau atsargiai naudoti " Atsakyti visiems" .
Kada atsakyti viską
Naudokite savo el. Pašto programos " Atsakyti į viską" funkciją tik tada, kai:
- Jūsų atsakymas bus reikalingas, norint žinoti originalų siuntėją ir visus žmones, esančius pirminio el. Pašto adresu To: ir Cc: laukuose.
Neatsakykite visiems, kai:
- Tik originalus siuntėjas turi žinoti jūsų atsakymą,
- Jūsų komentarai bus labai svarbūs norint žinoti originalų siuntėją ir keletą kitų gavėjų,
- Šiuo atveju atsakykite į įprastą atsakymą, tada rankiniu būdu pridėkite kitų gavėjų. Galite nukopijuoti jų adresus iš originalaus el. Laiško, jei tai padės.
- Jūsų žinutė yra paprastas kaip "Ačiū!" arba "Aš taip pat:"
- Ačiū, kad pranešimai gali būti tiesiog gerai siųsti, bet nesiųskite juos visiems kitiems gavėjams. Tik siuntėjas tikrai turi žinoti, kaip jaučiate pranešimą, o ne kiekvieną kitą grupės asmenį.
Visi atsakymai yra rezervuoti tik tam tikrais atvejais. Jis turėtų būti naudojamas tik tuo atveju, jei jums reikia siųsti tą pačią žinutę kiekvienam grupės gavėjui. Priešingu atveju, jei to nereikia daryti, turėtumėte atsakyti tik atitinkamiems asmenims, net jei tai gali reikšti, kad jūs tik atsakote siuntėjui.
Pavyzdžiui, apsvarstykite galimybę gauti el. Laišką, kuriame teigiama, ar norėtumėte šį savaitgalį atvykti į pensiją. Pretenduosi, kad ji buvo išsiųsta 30 kitų žmonių, ir jūs prašoma ne tik tuo atveju, jei jūs einate, bet ir jūs galite pasiimti maistą ar padėti kitaip.
Šioje situacijoje paprastai nėra tikslinga atsakyti visiems kitiems ir paaiškinti, kad negalite eiti, nes jūs turite dirbti šį savaitgalį ir kad jūsų vaikas visais laikais serga, todėl tai nėra geras savaitgalis jums. Tokia informacija yra susijusi su siuntėju, bet tikriausiai ne visiems, kas buvo pakviesta.
Tačiau yra laiko, kai turėtumėte atsakyti visiems ir kada tikitės atsakyti visiems. Galbūt tai apima grupinę diskusiją apie darbo projektą ar kažką kitą, tiesiogiai susijusią su kitais gavėjais.
Nesvarbu, ar visada turėtumėte tai galvoti, prieš siunčiate masinį el. Laišką kitiems. Tai dar blogiau, kai keli žmonės siunčia atsakymus į visus pranešimus vienas po kito, o jūs gaunate dešimt el. Laiškų per minutę ar dvi. Tie yra ne tik sunku stebėti, bet ir erzina, jei jums nereikia jų perskaityti.