Skirstymas tarp skaičiuoklės ir duomenų bazės
Viena iš priežasčių, kodėl įmonės nesiryžta naudoti "Microsoft Access", yra skirtingų skaičiuoklių ir duomenų bazių skirtumai. Dėl to daugelis žmonių tiki, kad skaičiuoklės stebėjimo kliento informacija, pirkimo užsakymai ir projekto duomenys yra tinkami jų poreikiams. Galutinis rezultatas yra tai, kad sunku išlaikyti konfigūracijos kontrolę, failai prarandami dėl korupcijos, o darbuotojai netyčia perrašo susijusią informaciją. Su šiek tiek žinių apie galios ir daugelio duomenų bazės panaudojimą smulkioms įmonėms lengviau pamatyti, ar skaičiuokle yra pakankamai darbo, ir kai reikia kurti duomenų bazę.
Svarbu suprasti, kas yra duomenų bazė . Dauguma žmonių prieigą prie duomenų bazių anksčiau, kaip ir viešosios bibliotekos, tačiau paprasčiausiai juos naudojant neaišku, kaip skaičiuoklės ir duomenų bazės skiriasi. Išlaidos keletą minučių mokantis apie duomenų bazes padės palyginti aiškesnes.
Duomenų organizavimas
Galbūt labiausiai akivaizdus skirtumas tarp skaičiuoklės ir duomenų bazės yra duomenų tvarkymo būdas. Jei duomenys yra palyginti plokšti, skaičiuoklė yra tobulas. Jei norite nustatyti, ar geriausia plokščia staliukas, paklauskite, ar visi duomenų taškai gali būti lengvai suplanuoti diagramoje ar lentelėje? Pavyzdžiui, jei įmonė nori kasmet stebėti mėnesinį darbo užmokestį, skaičiuoklė puikiai tinka. Skaičiuoklės yra skirtos apdoroti daugybę tos pačios rūšies duomenų, atspindinčių kelių pagrindinių taškų eigą.
Palyginimui, duomenų bazėse yra reliacinė duomenų struktūra. Jei naudotojas turėtų traukti duomenis, būtų daugybė dalykų, kuriuos reikia apsvarstyti. Pavyzdžiui, jei bendrovė nori stebėti savo mėnesinį darbo užmokestį ir palyginti ją su konkurentais per pastaruosius penkerius metus, yra ryšys tarp šių duomenų taškų, bet ne vienas dėmesio. Vienos lentelės pateikimas rezultatams bus sudėtingas, jei nebūtinai neįmanomas. Duomenų bazės sukurtos taip, kad vartotojai galėtų lengvai kurti ataskaitas ir vykdyti užklausas.
Duomenų sudėtingumas
Lengviausias būdas palyginti, ar duomenys turėtų būti išsaugoti skaičiuoklėje ar duomenų bazėje, yra ieškoti duomenų sudėtingumo. Tai padeda išsiaiškinti, kaip duomenys turėtų būti tvarkomi, jei vartotojas vis dar nėra įsitikinęs.
Skaičiuoklės duomenys yra paprasti. Jis gali būti lengvai pridedamas prie vienos lentelės ar diagramos ir pridedamas prie pateikimo be informacijos išskyrimo. Tai lengva išlaikyti, nes yra tik keletas pagrindinių skaitmeninių verčių. Jei reikia tik kelių eilučių ir stulpelių, duomenys geriausiai saugomi skaičiuoklėje.
Duomenų bazėse yra daug skirtingų tipų duomenų, kurie visi turi tam tikrą ryšį su kitais duomenimis duomenų bazėje. Pavyzdžiui, įmonės saugo daugybę duomenų apie savo klientus, iš pavadinimų ir adresų į užsakymą ir pardavimus. Jei vartotojas bando įmesti tūkstančius eilučių į skaičiuoklę, yra tikimybė, kad jie turėtų būti perkelti į duomenų bazę.
Duomenų pakartojimas
Tiesiog todėl, kad duomenis reikės atnaujinti, nebūtinai reiškia, kad reikalinga duomenų bazė. Ar bus nuolat pakartoti tie patys duomenys? Ar verslas domisi šiais įvykiais ar veiksmais?
Jei duomenų taškai pasikeičia, o duomenų tipas yra tas pats ir seka atskirą įvykį, ta informacija gali būti plokščia. Pavyzdys yra pardavimo suma per metus. Laikotarpis pasikeis, o skaičiai svyruos, o pakartotini duomenys nebus.
Jei kai kurios duomenų dalys išliks tokios pačios, kaip antai kliento informacija, o kitos pasikeičia, pvz., Užsakymų skaičius ir mokėjimų savalaikiškumas, yra tikimybė, kad veiksmai yra stebimi. Tai yra tada, kai reikia naudoti duomenų bazę. Veiksmai jiems turi daug skirtingų komponentų, ir norint juos stebėti reikia duomenų bazės.
Duomenų pagrindinė paskirtis
Skaičiuoklės puikiai tinka vienkartiniams įvykiams, kuriems nereikia stebėti daugybės skirtingų aspektų. Projektams, kuriems prieš archyvuojant reikia vienos ar dviejų lentelių arba lentelių, yra geriausias būdas naudoti skaičiuoklę. Jei komanda ar įmonė turi galėti apskaičiuoti rezultatus ir nustatyti procentus, tai yra, kai skaičiuoklės yra labiausiai naudingos.
Duomenų bazės yra ilgesni projektai, kuriuose duomenys gali būti naudojami dar kartą. Jei reikia pastabų ir pastabų, duomenys turėtų būti perkelti į duomenų bazę. Skaičiuoklės nebuvo sukurtos stebėti duomenis, tik keletą pagrindinių skaitmeninių taškų.
Vartotojų skaičius
Naudotojų skaičius galėjo būti lemiamas veiksnys, ar naudoti skaičiuoklę ar duomenų bazę. Jei projektas reikalauja, kad daugybė vartotojų galėtų atnaujinti duomenis ir atlikti pakeitimus, tai neturėtų būti atliekama skaičiuoklėje. Sunku išlaikyti tinkamą konfigūracijos kontrolę skaičiuoklėje. Jei yra tik keli vartotojai, kurie paprastai atnaujina duomenis, paprastai nuo trijų iki šešių, skaičiuoklė turėtų būti tinkama (nors įsitikinkite, kad nustatėte taisykles, kol su jais nesikelsite).
Jei visi projekto dalyviai ar visi padaliniai turi atlikti pakeitimus, geriausias pasirinkimas yra duomenų bazė. Net jei įmonė yra nedidelė ir šiuo metu turi tik vieną ar du žmones, apsvarstykite, kiek žmonių gali patekti į tą departamentą per penkerius metus ir paklausti, ar jiems visiems reikės atlikti pakeitimus. Kuo daugiau vartotojų turi prieigą, tuo didesnė tikimybė, kad duomenų bazė yra geresnė galimybė.
Taip pat turite atsižvelgti į duomenų saugumą. Jei yra daug konfidencialios informacijos, kuri turi būti apsaugota, duomenų bazės užtikrina geresnį saugumą. Prieš atlikdami veiksmus, būtinai perskaitykite apie saugos problemas, į kurias reikėtų atsižvelgti prieš kurdami duomenų bazę.
Jei esate pasirengęs žlugti, skaitykite straipsnį "Konvertavimas skaičiuoklių į duomenų bazes", kad pradėtumėte kelionę.