Galite perskaityti visą savo el. Laišką, bet kuriuo metu apribodami el. Pašto kiekį, su kuriuo jūs turite elgtis.
Jei turite daugiau nei dienos vertų pranešimų ...
... savo pašto dėžutėje "elgtis su kiekvienu pranešimu, kai jis atvyks", - jūsų požiūris neveikia.
Tai ne tavo kaltė. Šis metodas gali būti taikomas tik tiems, kurių vienintelis darbas yra atsakyti į laiškus kuo greičiau.
Laimei, truputį kitokia avenue leidžia dirbti nenutrūkstamai el. Paštu, vis tiek atsakyti per protingą laiką, per mėnesius nepasibaigus elektroniniams laiškams ir taip pat atsikratyti el. Laiškų.
Gaukite ir pasilikite tiesiai prie savo el. Laiško, nes tai bus daroma rytoj
Norėdami suimti el. Laišką:
- Paimkite akis nuo gautųjų .
- Įsitikinkite, kad automatinis pašto patikrinimas ir pranešimai apie naują laivą yra išjungiami.
- Svarstykite visą vakarą atvykusį laivą tiek, kiek matote.
- Kuo mažiau partijų, tuo geriau. Jei visus vakarinius laiškus tvarkysite vienu metu, tikėtina, kad jūs praleidžote mažiausiai laiko ir pastangų.
- Tvarkykite el . Pašto tvarkaraštį .
- Susitarimas su pranešimais.
- Jei žinutė reikalauja mokslinių tyrimų, planuokite, kokius tyrimus rytoj, ir praneškite siuntėjui, kad grįšite prie jų. Jei reikia daugiau darbo, planuokite ilgiau.
- Kai baigsite darbą, įsitikinkite, kad galite rasti originalų pranešimą . Turėtų būti pakankamas siuntėjas ir, svarbiausia, data, nurodyta kartu su užduotimi. " Mac OS X Mail" taip pat galite naudoti " LinkABoo" .
- Galite naudoti protingą aplanką , kuriame bus rodomi tik vakar atvykstantys pranešimai, taikomi vėliavos (pvz., Etikečių dienos skirtingomis spalvomis) arba rūšiavimas pagal atvykimo datą.
- Periodiškai galite patikrinti savo gautuosius bet kokiems el. Laiškams, kuriems reikia skubių veiksmų .
Jei jūsų darbas to reikalauja, pavyzdžiui, apdorokite paštą dažniau nei kasdien - tris kartus per dieną. Nepriklausomai nuo pasirinkto laikotarpio svarbiausias dalykas yra tai, kad elektroninių laiškų sąrašas uždarytas naujiems įrašams, kol dirbate.
Kodėl kasdien tvarko el. Pašto dėžutę?
Nepaisant to, kad jūs turite elgtis dažniau, kviečiu jus išbandyti kasdienį apdorojimą. Tai turi papildomų privalumų:
- Jūs netyčia nenustatėte priešiško atsakymo nedelsiant precedento, kurio neįmanoma įvykdyti.
- Dienos tvarkaraštį lengva laikyti ir prisiminti.
- Kiekvienam pranešimo tipui galite pasirinkti geriausią dienos laiką.
Pirmiausia tvarkykite lengviausius laiškus!
Net jei tai paprastai nėra jūsų stilius,
- atlikite eksperimentą, kad pirmiausia gautumėte lengviausias žinutes.
Kai tik pateksite į sudėtingesnius el. Laiškus, pastovi pažanga jau sukėlė juos. Jei greitai nuskaitysite sudėtingą, prieš pradėdami stengtis kuo greičiau išspręsti problemas, praleidote šiek tiek laiko ir sprendimams.
Ką daryti, jei praleisiu dieną išvalyti savo gautuosius?
Jei praleisite kelias dienas dėl kelionės ar atostogų, tai nėra didelis pasiūlymas.
- Svarstykite el. Laiškus taip, tarsi jie būtų atvykę vakar.
Dažnai, praėjus dviem dienoms ar net savaitės el. Paštu, neatsižvelgiama į tai, kad reikia daugiau laiko ir pastangų nei vienos dienos tvarkymas.
Jei daugybė el. Laiškų yra tokia didelė, kad negalėsite su juo spręsti per vieną dieną, leiskite jums pasirinkti kitą strategiją:
Kaip išvalyti išsimokėtą el. Pašto adresą
Norėdami atsikratyti elektroninių laiškų trūkumų:
- Sukurkite naują aplanką.
- Perkelkite visus neįvykdytus el. Laiškus iš savo gautųjų į tą aplanką.
- Kiekvieną dieną ir prieš ką nors darai kažką, naudodami bent vieną iš pranešimų, esančių neveikiančioje aplanke.
- Jums nereikia atsakyti į jį. Jums nereikia jo atsisiųsti. Tačiau ką nors padaryti. Ieškokite svetainės, kuri galėtų jums padėti atsakyti, pavyzdžiui. Arba ieškokite to asmens , kuris galėjo jums padėti, elektroninio pašto adresą (ar numerį).
- Kai kuriais dienomis atliksite tokį minimalų skaičių. Puiku! Daugeliui kitų jūs susisieksite su kelių pranešimų krūva. Puiku!
- Tvarkykite visus naujus laiškus, kaip nurodyta aukščiau.
Aš sužinojau šias strategijas iš Marko Forsterio " Do It Tomorrow": ir kitų laiko valdymo paslapčių (palyginkite kainas), viską supančiai puikią knygą, jei norite viską padaryti ir vis dar turite laiko žaisti (palyginkite kainas) - Markas Forsteris pirmas laiko valdymo dalis.