Netiketas, kurį turėtumėte žinoti
Nors kiekvienas mėnesio mėnuo kiekvieną mėnesį naudojasi el. Paštu bent jau tam tikromis verslo komunikacijomis, kai kurie iš mūsų naudos el. Laišką kaip kasdienį įrankį mūsų profesiniam darbui atlikti. Mes naudojame el. Laišką, kad galėtume bendrauti su klientais, komandos nariais, vadovais ir galimais naujais samdiniais ar galimais naujais darbdaviais. Ir taip, šie žmonės mus teisus įvertins mūsų gebėjimu parengti aiškų ir profesionalų rašytinį pranešimą.
Pašto etiketas arba "netiktas" buvo maždaug 27 metų "World Wide Web". "Netiketas" - tai visuotinai priimtų gairių rinkinys, kaip parodyti savo el. Laiške pagarbą ir kompetenciją. Deja, yra žmonių, kurie niekada nepadarė laiko mokytis el. Pašto netiktato verslo nustatymams. Dar blogiau: yra žmonių, kurie painioja el. Pašto netiketą su laisvu ir neoficialiu teksto pranešimų stiliumi.
Neleisk blogai sukurtame el. Laiške nugalėti savo patikimumo klientui, viršininkui ar potencialiam darbdaviui. Čia pateikiamos el. Pašto tinklo taisyklės, kurios taps jums naudingos ir išsaugos jums nepatogumus darbo vietoje.
01 iš 10
Įveskite el. Pašto adresą kaip paskutinį dalyką, kurį prieš siunčiate.
Tai atrodo nejautri, bet tai puiki forma. Prieš pridėdami el. Pašto adresą (-us) prie el. Laiško antraštės, laukiate, kol baigsite rašymą ir redagavimą. Ši technika sutaupys jums nepatogumų netyčia siunčiant pranešimą per anksti, kol baigsite savo turinį ir redaguojate.
Tai ypač svarbu ilgesniam el. Laiškui su jautriu turiniu, pvz., Pateikdami darbo paraišką, atsakydami į kliento klausimą arba pateikdami blogai naujienas savo komandai. Tokiais atvejais atidėjimas el. Pašto adresu prideda saugą, kai kurį laiką norite atsikratyti savo el. Pašto adreso, kad rinktumėte mintis ir atkartumėte savo žodžius savo galvoje.
Jei atsakote į el. Laišką ir manote, kad turinys yra jautrus, tada laikinai jį ištrinkite gavėjo el. Pašto adresu, kol būsite pasiruošęs siųsti, tada pridėkite adresą atgal. Galite pakartotinai nukopijuoti gavėjo el. Pašto adresą į "Notepad" failą arba "OneNote" puslapį, parašyti el. Laišką ir tada iškirpti el. Pašto adresą.
Patikėkite mums tai: tuščia el. Pašto adreso eilutė, kol bus sukurta, išgelbės jums didelį sielvartą vieną dieną!
02 iš 10
Tris kartus patikrinkite, ar siunčiate el. Paštu reikiamą asmenį.
Tai ypač svarbu, jei dirbate didelėje įmonėje ar vyriausybės departamente. Kai siunčiate jautrų el. Laišką "Mike" arba "Heather" arba "Mohammed", jūsų el. Pašto programinė įranga norės nuspėti, kad įveskite visą adresą. Tokie populiariausi pavadinimai turės daugybę jūsų įmonės adresų knygos rezultatų , o vėliau galite netyčia nusiųsti į savo viceprezidentą sugadintą informaciją arba konfidencialų atsakymą žmonėms apskaitos srityje.
Dėl pirmiau pateikto # 1 netitiko taisyklės jūs palikote adresą iki galo, todėl trejopas patikrinimas, ar gavėjo el. Pašto adresas turi būti sklandus kaip jūsų paskutinis žingsnis prieš siunčiant!
03 iš 10
Venkite "Atsakyti visiems", ypač didelėje įmonėje.
Kai gausite transliaciją, siunčiamą dešimtims žmonių, būtų protinga atsakyti tik siuntėjui. Tai ypač aktualu, jei tai transliuojanti bendrovė, turinti didelius platinimo sąrašus.
Pavyzdžiui: generalinis direktorius elektroniniu paštu siunčia visą įmonę apie automobilių stovėjimo aikštelę pietų pakrantėje, ir ji prašo, kad žmonės gerbtų numeruotus ir priskirtus prekes, už kurias moka darbuotojai. Jei spustelėsite "Atsakyti visiems" ir pradėsite skųstis, kad kiti darbuotojai įsibrauks į jūsų asmeninę transporto priemonę ir subraižyti dažus, galite pakenkti jūsų karjeros pažangai, tapdami bendrove "Shmuck".
Niekas nenori gauti pranešimų, kurie jiems netaikomi . Dar daugiau, niekas nepripažįsta, kad skundžiasi grupe ar klausa apie jūsų asmeninius skundus, pateiktus transliuotojo formatu.
Venkite šio faux pas ir naudokite atskirą atsakymą siuntėjui kaip numatytąjį veiksmą. Be abejo, žr. Žemiau esančią Taisyklę Nr. 9.
04 iš 10
Naudok profesionalų sveikinimą, o ne kalbėtines išraiškas.
Geriausias būdas pradėti profesionalų el. Laišką yra keletas šių versijų:
1. Gera ponia, ponia Chandra.
2. Sveiki, projekto komanda ir savanoriai.
3. Sveiki, Jennifer.
4. Labas rytas, Patrick.
NĖRA jokiu būdu naudokite toliau nurodytus veiksmus, norėdami pradėti profesionalų el. Laišką:
1. Ei
2. Sup, komanda!
3. Sveiki, Jen.
4. Mornin, Pat.
Pokalbių išraiškos, pvz., "Hey", "yo", "sup", gali atrodyti draugiški ir šilti, tačiau jie iš tikrųjų mažina jūsų pasitikėjimą verslo aplinka. Nepaisant to, kad jūs tikrai naudosite šiuos pokalbio pokalbius, kai turėsite patikimą kontakto su kitu asmeniu, bloga mintis naudoti šiuos žodžius verslo elektroniniame laiške.
Be to, bloga forma yra rašybos spartieji klavišai, pvz., "Mornin". Labai bloga forma sutrumpinti kažkieno vardą (Jennifer -> Jen), nebent tas asmuo aiškiai paprašė to padaryti.
Kaip ir bet kokiomis protingomis verslo komunikacijomis, protingai klysti pernelyg formaliai ir parodyti, kad tikite etikete ir pagarba.
05 iš 10
Pataisykite kiekvieną pranešimą, tarsi jūsų profesionalus reputacija priklauso nuo jo.
Ir iš tiesų, jūsų reputacija yra lengvai išardoma bloga gramatika, bloga rašyba ir netinkamai parinkti žodžiai.
Įsivaizduokite, kaip jūsų profesionalumas atsitiks, jei atsitiktinai atsiųsite " Jums reikia patikrinti savo metą , Ala ", kai jūs tikrai norėjote pasakyti " jums reikia patikrinti savo matematikos, Alma" . Arba, jei jūs sakėte: " Aš galiu padaryti pokalbį rytoj ", kai jūs suprato " rytoj galiu atlikti pokalbį ".
Ištaisyti kiekvieną siunčiamą el. Laišką; darykite tai taip, tarsi jūsų profesionalus reputacija priklauso nuo jo.
06 iš 10
Trumpa ir aiški temos eilutė padės stebuklus (ir padės skaityti).
Temos eilutė yra ir komunikacijos pavadinimas, ir būdas apibendrinti ir pažymėti el. Laišką, kad jį būtų galima lengvai rasti vėliau. Turėtų būti aiškiai apibendrinti turinį ir visus norimus veiksmus.
Pavyzdžiui, temos eilutė: "kavos" nėra labai aiškus.
Vietoj to pabandykite "Personalo kavos parinktys: jūsų atsakymas reikalingas"
Antrajame pavyzdyje temos eilutė " jūsų užklausa " yra pernelyg neaiški.
Vietoj to pabandykite aiškesnę temos eilutę, pvz., " Jūsų prašymas laikytis vietos: reikia daugiau informacijos" .
07 iš 10
Naudokite tik du klasikinius šriftus: Arial ir Times Roman variantai su juodu rašalu.
Jūsų el. Laiške gali būti viliojami įtraukti stilingus šrifto paviršius ir spalvas, kad būtų lengviau, bet geriau naudoti juodus 12 pėdų arba 10 pt Arial arba Times New Roman. Panašūs variantai, tokie kaip Tahoma ar Calibri, taip pat yra. Ir jei atkreipiate dėmesį į konkrečią frazę ar kulką, raudonasis rašalas arba paryškintas šriftas gali būti labai naudingas moderuojant.
Problema yra ta, kai jūsų elektroniniai laiškai pradeda tapti nesuderinami ir nekoncentruoti, arba pradeda perduoti įprastą ar pavojingą požiūrį į jūsų pusę. Verslo pasaulyje žmonės nori, kad ryšiai būtų patikimi, aiškūs ir trumpi, o ne dekoratyvūs ir atitraukti.
08 iš 10
Visais mokesčiais išvenkite sarkasmo ir neigiamų / nuogybių tonų.
Elektroniniu paštu visada nepavyksta perduoti vokalinio perversmo ir kūno kalbos. Ką manote yra tiesioginis ir paprastas, gali iš tikrųjų susidurti kaip sunkus ir reikšti, kai jis bus įtrauktas į jūsų el. Paštą. Jei nenaudosite žodžių "prašau" ir "ačiū", tai sukelia neigiamus pasekmes. Ir, ką jūs manote, juokingas ir šviesos gali iš tikrųjų perduoti kaip žeminantis ir grubus.
Praktikavimas ir daug patirties suteikiant pagarbų toną ir asmenišką elgesį el. Paštu. Tai padeda, kai skaitysite el. Laišką garsiai sau arba dar kam nors kitam, kol atsiųsite jį. Jei kas nors apie el. Laišką atrodo reikšmingas ar griežtas, tada perrašykite jį.
Jei vis dar esate įstrigęs, kaip perteikti kažko toną el. Laiške, tada rimtai apsvarstykite galimybę įkelti telefoną ir pristatyti pranešimą kaip pokalbį.
Prisiminti: el. Paštas yra amžinai, o kai išsiųsite šį pranešimą, jo niekada negalėsite jį sugrąžinti.
09 iš 10
Tarkime, kad pasaulis perskaitys jūsų el. Laišką, todėl planuokite jį atitinkamai.
Tiesą sakant, el. Paštas yra amžinai. Per keletą sekundžių ji gali būti perduodama šimtui žmonių. Teisėsaugos ir mokesčių inspektoriai juos gali pareikalauti, jei kada nors būtų atliekamas tyrimas. Tai netgi gali būti įtraukta į naujienas ar socialinę žiniasklaidą.
Tai yra plati ir bauginanti atsakomybė, tačiau tai, apie ką mes visi pečiai: tai, ką rašote el. Laiške, gali lengvai tapti vieša. Kruopščiai pasirinkite savo žodžius ir, jei manote, kad yra galimybė, kad jis gali jus apkabinti, tada rimtai apsvarstykite, ar neatsiųsti laiško.
10 iš 10
Visada pabandykite su trumpu madingu "ačiū" ir parašo bloku.
Švelnumo savybės, tokios kaip "ačiū" ir "prašome", yra neišmatuojamos. Be to, papildomos kelios sekundės, kad būtų įtrauktas jūsų profesionalus parašo rinkinys, nurodo, kiek dėmesio jums reikia išsamiai, ir kad jūs perimate nuosavybės teisę į savo ryšius, užrašydami savo vardą ir kontaktinę informaciją.
Sveiki, Shailesh.
Dėkojame už tyrimą dėl mūsų siuvinėjimo paslaugų "TGI Sportswear". Man būtų labai malonu su jumis kalbėti telefonu, kad galėtumėte daugiau sužinoti apie savo sportinių švarkų pasirinkimus savo komandai. Mes taip pat galėtume atvykti į mūsų saloną po šios savaitės, ir galiu asmeniškai parodyti savo mėginius.
Kokį numerį galėčiau paskambinti tau? Šiandien galiu pasikalbėti po 13:00.
Ačiū,Paul Giles
Klientų aptarnavimo direktorius
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Jūsų prekės ženklas yra mūsų dėmesio centre"