Norint, kad jūsų numatytasis asmeninių aplankų failas būtų plonas ir nedidelis, ir kad jis būtų geros formos, kad galėtų greitai kasdienis prieigos būdas, "Outlook" turi patogią automatinio šifravimo funkciją, kuri automatiškai perkelia senus elementus į archyvinį failą .
Bet ką daryti, jei jums reikia tik archyvuoti kartą per metus ir į nešiojamąją laikmeną? Sakykime kiekvienais metais nuo Kalėdų iki Naujųjų Metų išvakarės, jūs norite perkelti senus laiškus iš "Outlook" į DVD-ROM. Su kai kuriais PST failų žongliravimu galite.
Archyvuoti "Outlook" laišką į išimamą mediją
Norėdami archyvuoti seną "Outlook" laišką į keičiamą laikmeną:
- Pasirinkite failą | Duomenų failų tvarkymas ... iš "Outlook" meniu.
- Spustelėkite Pridėti ....
- Palikite pasirinktą " Office Outlook" asmeninių aplankų failą (.pst) .
- Jei norite turėti prieigą prie archyvuotų pranešimų iš "Outlook" versijos prieš "Outlook 2003", pasirinkite " Office 97-2002 asmeninių aplankų rinkmeną (.pst)" .
- Spustelėkite Gerai .
- Skiltyje Išsaugoti į: eikite į išimamą laikmeną, tinklo diską ar kitą vietą, kurioje norite saugoti savo archyvą.
- Įveskite pageidaujamą archyvo pavadinimą, esantį Failo vardas:.
- Spustelėkite Gerai .
- Praneškite savo archyvui apibūdinamą pavadinimą (pvz., Archyvuoto laiško metus), esantį pavadinime:.
- Pasirinktinai, šifruokite ir apsaugokite slaptažodžiu savo archyvuotus pranešimus.
- Spustelėkite Gerai .
- Spustelėkite Uždaryti .
- Perkelkite aplankus, kuriuos norite archyvuoti į naują archyvo vietą "Outlook" naršymo srityje.
- Jei norite archyvuoti tik atskirus pranešimus, o ne visus aplankus, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite naują archyvo vietą ir pasirinkite Naujas aplankas ..., jei norite sukurti naują aplanką " Pašto ir įrašų elementai" . Tada perkelkite norimus pranešimus į naują aplanką.
- Paspauskite archyvo vietą dešiniuoju pelės klavišu.
- Pasirinkite " Uždaryti" ... " meniu.
Jūsų žinutės dabar archyvuojamos ir neveikia. Žinoma, galite juos vėl prijungti prie "Outlook" ir lengvai juos skaityti ar susigrąžinti.