"Microsoft Word" žymos lengviau suranda ir tvarko jūsų dokumentus
"Microsoft Word" žymos, pridėtos prie dokumentų, gali padėti jums tvarkyti ir rasti dokumento failus, kai to reikia.
Žymos laikomos metaduomenimis, panašiai kaip dokumento savybės, tačiau žymos nėra išsaugotos su jūsų dokumento byla. Vietoj to, šias žymas tvarko operacinė sistema (šiuo atveju "Windows"). Tai leidžia žymes naudoti skirtingose programose. Tai gali būti puikus pranašumas organizuojant visus susijusius failus, tačiau kiekvienas iš jų yra kitoks failo tipas (pvz., "PowerPoint" pristatymai, "Excel" skaičiuoklės ir tt).
Žymes galite pridėti naudodami "Windows Explorer", tačiau juos galite pridėti ir "Word". Word leidžia jums priskirti žymas prie savo dokumentų, kai jas išsaugote.
Žymėjimas yra taip pat paprasta, kaip išsaugoti failą:
- Spustelėkite Failas (jei naudojate "Word 2007", tada spustelėkite " Office" mygtuką viršutiniame kairiajame lango kampe).
- Spustelėkite Išsaugoti arba Išsaugoti kaip, kad atidarytumėte langą "Išsaugoti".
- Įveskite išsaugoto failo pavadinimą, jei jo dar neturite.
- Žemiau failo pavadinimo įveskite žymes lauke, pažymėtame " Žymos" . Galite įvesti tiek, kiek norite.
- Spustelėkite Išsaugoti .
Jūsų failas dabar turi prie jo pridėtas pažymėtas žymeles.
Patarimai failų žymėjimui
Žymos gali būti viskas, ko jums patinka. Įvedant žymas, "Word" gali pasiūlyti jums spalvų sąrašą; juos galima naudoti kartu sugrupuoti failus, tačiau jų nereikia naudoti. Vietoj to galite sukurti savo priskirtus žymų pavadinimus. Tai gali būti vieni ar keli žodžiai.
Pvz., Sąskaitos faktūros dokumente gali būti pridedama akivaizdi žyma "sąskaitos faktūra". Taip pat galite pažymėti sąskaitas faktūras su įmonės, į kurią jie siunčiami, pavadinimą.
Įvesdami žymas "Word" kompiuteryje ("Word 2007, 2010" ir tt), atskirkite kelias žymeles, naudodami kabutolas. Tai leis jums naudoti daugiau nei vieno žodžio žymas.
Įvesdami "Mac" lauke esantį "Word" lauką, paspauskite skirtuko mygtuką. Tai sukurs žymų vienetą ir tada perkelkite žymeklį į priekį, kad galėtumėte kurti daugiau žymų, jei jums patinka. Jei turite žymę su keliais žodžiais, įveskite juos visus ir paspauskite skirtuką, kad visi jie būtų vienos žymos dalimi.
Jei turite daug failų ir norite naudoti žymas, kad galėtumėte jas tvarkyti, norėtumėte galvoti apie žymų pavadinimus, kuriuos naudosite. Dokumentų organizavimui naudojamų metaduomenų žymų sistema kartais vadinama turinio valdymo taksonomija (nors ji turi platesnę reikšmę šioje srityje). Suplanuodami žymų vardus ir laikydami juos nuosekliai, bus lengviau išlaikyti tvarkingą ir veiksmingą dokumentų tvarkymą.
Žodis gali padėti jums išlaikyti savo žymes nuosekliai, siūlydamas anksčiau naudojamas žymas, kai įvedate žymą, išsaugodami failą.
Žymių keitimas ir redagavimas
Norėdami redaguoti savo žymas, "Windows Explorer" turėsite naudoti informacijos lauką.
Atidarykite "Windows Explorer". Jei informacijos laukelis nematomas, meniu spustelėkite " Žiūrėti " ir spustelėkite Išsami informacija . Tai atvers langą dešinėje "Explorer" lango pusėje.
Pasirinkite savo dokumentą ir žiūrėkite žymos etiketėje esančią informaciją. Paspauskite po žymėmis, kad atliktumėte pakeitimus. Kai baigsite savo pakeitimus, spustelėkite Išsaugoti , esantį informacijos lauko apačioje.