Kai ieškote failų, trūksta organizacijos
Jei praleidžiate daugiau laiko ieškote savo "Microsoft Word" failų nei dirbate su jais, atėjo laikas pasinaudoti kai kuriomis organizacinėmis funkcijomis "Word" ir jūsų kompiuterio pasiūlymu.
Išsaugokite visus Word failus su miniatiūros
Kiekvieno "Word" failo įrašymas su peržiūros vaizdu ar miniatidu leidžia juos lengviau atpažinti neatskleidžiant jų. Galite išsaugoti visus "Word" dokumentus su peržiūra ar miniatiūros vaizdais atlikdami kelis žingsnius:
- Atidarykite "Microsoft Word".
- Spustelėkite meniu juostoje esantį failą .
- Išskleidžiamajame meniu apačioje pasirinkite Ypatybės .
- Spustelėkite skirtuką Santrauka .
- Prie šio dokumento pridėkite žymės langelį " Išsaugoti peržiūros nuotrauką" arba " Išsaugoti miniatiūras visiems" Word dokumentams (priklausomai nuo "Word" versijos).
- Spustelėkite Gerai .
Atnaujinkite "Word" dokumento ypatybes
Jei dirbate su daugybe "Word" dokumentų, kurie turi panašius pavadinimus ir vietas, jūs tikrai norite pasinaudoti "Word" dokumentų savybių funkcija . Grįžkite į " Failas" > " Ypatybės" > " Santrauka" ir įtraukite komentarus, raktinius žodžius, kategoriją, pavadinimą ar temos informaciją - viską, kas padės jums atskirti failus. Kai ateina laikas atlikti paiešką, "Word" gali rasti būtent tai, ko jums reikia.
Sukurkite aplankus kompiuteryje ir juos naudokite
Nustatykite vieną aplanką visoms savo "Word" dokumentams, kurie eina į priekį, ir pavadinkite jį ko nors, ko nepamiršite, pvz., "MyWordDocs". Įdėkite jį aplankuose, kuriuose yra prasmingų pavadinimų ir juos naudokite. Jei esate atsakingas už savaitinių susitikimų pastabų rengimą, pavyzdžiui, sukurkite tų pastabų aplanką ir mėnesius ar metus įtraukite papildomus aplankus.
Jei turite daug metų "Word" dokumentus, išsisklaidžiusius jūsų kompiuteryje ir neturinčių laiko juos atidaryti ir nuspręsti, ar jie yra laikytojai, ar ne, tiesiog sukurkite aplanką kiekvienais metais iš tų senų dokumentų ir palikite visus 2010 m. Dokumentus vienas aplankas, 2011 m. kitoje ir pan., kol jūs turite laiko juos peržiūrėti.
Naudokite nuoseklią failų pavadinimo sistemą
Pavadinimų sistemos sukūrimas yra galbūt pats svarbiausias dalykas, kurį galite padaryti, kad padėtų, kai ateis laikas ieškoti norimų failų. Failų pavadinimui nė vienas nėra teisingas, tačiau vardų nustatymas ir nuolatinis naudojimas yra vertas pastangų. Pasiūlymai yra:
- Įtraukite dokumento tipą, kad galėtumėte greitai sužinoti, kad bet koks failo vardas, kuriame yra "Sutartis", "Nuoma" ar "Naujienlaiškis", nėra ieškoma jūsų raide.
- Pradėkite vardą naudodami kliento vardą (arba gavėjo pavardę, jei dokumentai yra raidės).
- Įtraukite datą į failo pavadinimą.
Neskubėk
Jei jūsų kompiuteryje jau yra daugybė failų, nesistenkite iš karto spręsti savo organizacinių problemų. Pertraukite darbą į valdomus daiktus ir praleiskite 15 minučių per dieną. Kai į kompiuterį išmoksite klastingus "Word" failus, įkelkite juos į vieną iš jūsų sukurtų aplankų, sukurkite naują aplanką arba ištrinkite juos, jei jų daugiau nereikia. Jei negalite atsikratyti savo minties, įkelkite juos į aplanką, pavadintą "HoldUntilDate", ir ateityje pasirinkite datą, kuri būtų pakankamai toli, kad jei iki to nepadarysite aplanko, jūs jausitės patogiai ją ištrinti. Kad ir kokie būtų katalogų tipai, juos visus įdėkite į savo vieną didelį "Word" aplanką, kad galėtumėte žinoti, kur ieškoti.