Pašto sujungimas yra įrankis, kuris supaprastina panašių dokumentų rinkinio kūrimą, kuriame yra unikalių ir kintamų duomenų elementų. Tai atliekama susiejant duomenų bazę, kurioje yra tie duomenų elementai, į dokumentą, kuriame yra sujungimo laukai, kur bus naudojami unikalūs duomenys.
"Mail merge" sutaupo laiko ir pastangų, automatizuodamas procesą, įvedant į dokumentą standartinius duomenis, tokius kaip vardai ir adresai. Pavyzdžiui, galite susieti laiško formą su kontaktų grupe "Outlook"; šiame laiške gali būti kiekvieno adresato adreso sujungimo laukas, o vienas - atitinkamo adresato vardas, kaip laiško sveikinimo dalis.
Paskirties sujungimo naudojimas
Daugeliui laiškų sujungimas kelia minčių apie šlamštą. Nors rinkodaros specialistai neabejotinai naudoja pašto sujungimą, kad greitai ir lengvai generuotų didelius laiškų kiekius, daugelis kitų naudojimo būdų gali jus nustebinti ir pakeisti tai, kaip kuriate kai kuriuos savo dokumentus.
Galite naudoti pašto sujungimą, kad būtų sukurtas bet kokio tipo atspausdintas dokumentas, taip pat elektroniniu būdu platinami dokumentai ir faksai. Dokumentų tipai, kuriuos galite sukurti naudodami pašto sujungimą, yra beveik neribotos. Štai keletas pavyzdžių:
- Katalogai
- Atsargos
- Sąskaitos faktūros
- Etiketės
- Vokai
- Ir, žinoma, laiškai
Naudojant protingai, pašto sujungimas gali padidinti našumą. Tai taip pat gali padidinti jūsų sukurtų dokumentų veiksmingumą. Pvz., Pritaikydami raides su gavėjų vardais ar kitais elementais, kurie yra būdingi kiekvienam gavėjui, pateikiate poliruotą asmeninį vaizdą, kuriame nustatomas norimas rezultatas.
Susirašinėjimo anatomija
"Mail Merge" susideda iš dviejų pagrindinių dalių: dokumento ir duomenų šaltinio , dar vadinamo duomenų baze. "Microsoft Word" supaprastina jūsų darbą, leidžiant naudoti kitas "Office" programas, tokias kaip "Excel" ir "Outlook" kaip duomenų šaltinius. Jei turite pilną "Office suite", naudokite vieną iš savo programų, nes jūsų duomenų šaltinis yra lengvas, patogus ir labai rekomenduojamas. Pavyzdžiui, naudojant kontaktus, kuriuos jau įvedėte į savo "Outlook" kontaktus, išvesite ją iš naujo įvesti į kitą duomenų šaltinį. Esamos " Excel" skaičiuoklės naudojimas suteikia dar daugiau lankstumo jūsų duomenims nei sukurtas duomenų šaltinis "Word".
Tačiau jei jūs turite tik "Word" programą, vis tiek galite naudoti pašto sujungimo funkciją. Word gali kurti visiškai pritaikytą duomenų šaltinį, kuris gali būti naudojamas jūsų sujungimo procese.
Pašto sujungimo nustatymas
Pašto suliejimas gali atrodyti sudėtingas ir sudėtingas, sunkiai nuskaitomas dokumentas, kuris gali būti pagrįstas didelėmis duomenų bazėmis. Tačiau žodis supaprastina pašto derinimo sąranką bendram naudojimui, suteikiant vedlininkams, vedantiems jus per dokumento susiejimo su duomenų baze procesą. Apskritai galite užbaigti procesą mažiau nei 10 gana paprastų veiksmų, įskaitant klaidų nustatymą ir taisymą. Tai bus mažiau nei dokumento parengimas rankiniu būdu, taip pat daug mažiau laiko ir rūpesčių.