Kaip naudotis kontaktų kategorijomis kaip "Outlook" paskirstymo sąrašai

Alternatyva grupėms ir paskirstymo sąrašams

"Outlook" paskirstymo sąrašai yra patogu siųsti greitai žmonėms. Jų taip pat neįmanoma ieškoti, sunku tvarkyti ir šiek tiek pagurtinti įkrovimui. Suskirstyti pagal kategorijas susietus el. Pašto paskirstymo sąrašus naudojant "Outlook" pašto sujungimą.

"Outlook" leidžia priskirti bet kokį skaičių kategorijų jūsų adresatams. Tada galite rūšiuoti savo adresų knygą pagal kategoriją, o presto, čia yra jūsų naujas elegantiškas, universalus ir stabilus platinimo sąrašas.

"Outlook" paskirstymo sąrašus naudokite kontaktų kategorijoms

Galite sukurti paskirstymo arba adresatų sąrašą su kategorijomis "Outlook", atlikdami šiuos veiksmus.

1. Atidaryti "Outlook" kontaktus .
   • Pavyzdžiui, paspauskite Ctrl-3 .
2. Įsitikinkite, kad visi kontaktiniai duomenys, kuriuos norite pridėti prie naujojo paskirstymo sąrašo, yra pažymėti.
   • Norint pridėti žmonių, kurie dar nėra " Outlook" kontaktaiose , juos pirmiausia sukurkite, žinoma, naudodami Ctrl-N .
   • Galite pažymėti kelis įrašus laikydami nuspaudę Shift-Ctrl, kol pasirinksite jas naudodami pelę, ir diapazono, laikydami nuspaudę " Shift" .
3. Patikrinkite, ar pagrindinė juosta yra pasirinkta ir išplėsta.
4. Skiltyje " Žymės" spustelėkite kategorizuoti .
5. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite Visos kategorijos ....
6. Spustelėkite Naujas ... spalvų kategorijų lange.
7. Įveskite norimą pavadinimo platinimo sąrašo pavadinimą (pvz., "Draugai ir šeima (sąrašas)") po pavadinimu :.
8. Pasirinkite Ne " Color" (spalva) arba, žinoma, norimą spalvą.
9. Spustelėkite Gerai .
10. Dabar vėl spustelėkite Gerai , kai patvirtinsite, kad nauja kategorija yra pažymėta langelyje " Spalvų kategorijos" .

Jei norite pridėti naujų narių į platinimo sąrašą bet kuriuo metu:

1. Eikite į kontaktus "Outlook".
2. Pažymėkite visus kontaktus, kuriuos norite pridėti prie sąrašo.
3. Patikrinkite, ar pagrindinė juosta yra išplėsta.
4. Spustelėkite "Sutrumpinti" skirtuko " Žymės" skiltyje.
5. Įsitikinkite, kad pasirinkta sąrašo kategorija.
   • Jei kategorija meniu nerodoma:
     1. Iš meniu pasirinkite Visos kategorijos ....
     2. Įsitikinkite, kad sąrašo kategorija yra pažymėta stulpelyje " Vardas" .
     3. Spustelėkite Gerai .

Siųskite žinutę į jūsų kategorijos paskirstymo sąrašą

Sukurti naują pranešimą ar susitikimo užklausą visiems kategorijų paleidimo sąrašų nariams:

1. Eikite į kontaktus "Outlook".
2. Spustelėkite Ieškoti kontaktai .
   • Taip pat galite paspausti Ctrl-E .
3. Patikrinkite, ar paieškos juosta yra išplėsta.
4. Spustelėkite Kategorija , esančią paieškos juostos " Patikslinti" skyriuje.
5. Meniu, kuris pasirodė, pasirinkite norimą kategoriją.
6. Atidarykite pagrindinį juostą.
7. Skiltyje " Veiksmai" spustelėkite " Susivienijimas ".
8. Įsitikinkite, kad visi kontaktiniai duomenys esančiame rodinyje yra pažymėti " Kontaktai" .
9. Paprastai įsitikinkite
   • Forma Laiškai pasirinkta pagal Dokumento tipas: ir
   • El. Paštas , esantis skyriuje " Susijungti" .
10. Įveskite el. Laiško temą , esančią eilutėje "Žinutės tema" :.
11. Spustelėkite Gerai .
12. Rašykite el. Laiško tekstą "Word".
    • Pajungimų juostos skyriuje Rašyti ir įterpti laukelius galite naudoti, pavyzdžiui, pritaikyti kiekvieno gavėjo sveikinimus, taip pat įterpti arba naudoti kitus adresų knygos laukus.
    • Peržiūros rezultatai leidžia išbandyti, kokie laukai ir taisyklės bus gaminami kiekvieno gavėjo el. Pašto tekste.
13. Spustelėkite " Baigti ir sujungti" skyriuje " Siuntimo juostos baigimas ".
14. Iš pateikto meniu pasirinkite Siųsti el. Laišką ....
15. Įsitikinkite, kad laukelyje " To: for Message" (žinutės parinktys ) pasirinktas atitinkamo el. Pašto adresų knygos laukas (paprastai " Email" ).

1. Skiltyje " Pašto formatas" pasirinkite " Paprastas tekstas" arba " HTML" (įskaitant formatavimą) :.
   • Paprastai geriau vengti " Attachment " šio pasirinkimo; jis pristatys pranešimo tekstą kaip "Word" priedą, kurio gavėjai paprastai negali skaityti tiesiogiai, bet turi atsidaryti atskirai.
2. Įsitikinkite, kad parinktis " Siųsti" yra pažymėta " Visos" .
3. Spustelėkite Gerai .
4. Jei paragins:
   1. Spustelėkite Leisti, kai programa bando pasiekti "Outlook" saugomą el. Pašto adreso informaciją.

Galite uždaryti ir atmesti dokumentą "Word", arba išsaugoti jį, jei norite.

Naudokite "Contact Categories" kaip paskirstymo sąrašus "Outlook 2007"

Norėdami sukurti paskirstymo arba adresų sąrašą su kategorijomis "Outlook 2007":

• Eikite į kontaktus "Outlook".
• Pažymėkite visus kontaktus, kuriuos norite pridėti prie naujo paskirstymo sąrašo.
  • Norėdami pridėti žmonių, kurie dar nėra jūsų "Outlook" kontaktiniuose sąrašuose, pirmiausia sukurkite juos naudodami " Ctrl-N" .
• Spustelėkite kategorizavimo įrankių juostos mygtuką.
  • Meniu taip pat galite pasirinkti veiksmus "Padalyti kategoriją" .
• Išskleidžiamajame meniu pasirinkite Visos kategorijos ....
• Spustelėkite Naujas ...
• Įveskite norimą pavadinimą platinimo sąraše (pvz., "Draugai ir šeima (sąrašas)").
• Išskleidžiamajame meniu " Spalva" pasirinkite " Ne" .
• Spustelėkite Gerai .
• Paspauskite " OK" dar kartą, kai patvirtinsite, kad pažymėta nauja kategorija.

Vėliau prie naujų narių priskirkite atitinkamą kategoriją atskirai.

Išsiųskite pranešimą į jūsų kategorijos paskirstymo sąrašą "Outlook 2007"

Sukurti naują pranešimą ar susitikimo užklausą visiems kategorijų paleidimo sąrašų nariams:

• Eikite į kontaktus "Outlook".
• Iš meniu pasirinkite View> Current View> By Category .
• Spustelėkite norimą sąrašo kategorijos antraštę.
• Iš meniu pasirinkite Actions> Create> New Message to Contact or Actions> Create> New Meeting Request to Contact .
• Spustelėkite Gerai, jei "Outlook" praneša, kad jūsų veiksmas bus taikomas visiems grupės elementams.
• Spustelėkite lauką To ...
  • "Outlook" įtraukė visą adresą laukelyje " Kam:" . Sąrašų pranešimams paprastai geriau įvesti visus adresus lauke "Bcc :", kad būtų išvengta adresų atskleidimo. Jei reikia, žinoma, galite palikti adresus laukelyje Kam: arba perkelti juos į lauką " Kopija" .
  • Kontaktams su keliais el. Pašto adresais "Outlook" įterpė kiekvieną. Geriausia pašalinti nereikalingus adresus.
• Paspauskite Ctrl-A .
• Paspauskite Ctrl-X .
• Įsitikinkite, kad laukas "Bcc ..." yra matomas.
• Spustelėkite laukelį " Bcc ..." .
• Paspauskite Ctrl-V .
• Įveskite savo el. Pašto adresą laukelyje To ...
• Toliau rašykite pranešimą arba susitikimo užklausą.

(Patikrinta naudojant "Outlook 2007" ir "Outlook 2016")