Ši patarimų serija apima įvairius "Excel" duomenų rūšiavimo būdus. Konkreti informacija pateikiama šiuose puslapiuose:
- Greitas rūšiuoti vienoje stulpelyje, naudodamiesi rūšiuoti ir filtruoti arba karštais klavišais
- Rūšiuoti keliais stulpeliais
- Rūšiuoti pagal datą arba laiką
- Rūšiuoti pagal savaitės, mėnesio ar kitų tinkintų sąrašų dienas
- Rūšiuoti pagal eilutes - pertvarkyti stulpelius
Rūšiuojamų duomenų pasirinkimas
Kol duomenys gali būti rūšiuojami, "Excel" turi žinoti tikslią rūšiuotą rūšį, kuri paprastai turi būti rūšiuojama, ir paprastai "Excel" yra gana gera pasirinkdami atitinkamų duomenų sritis - tol, kol ji buvo įvesta,
- Nebuvo palikta tuščių eilučių ar stulpelių atitinkamų duomenų srityje;
- tarp tariamų duomenų sričių buvo paliktos tuščios eilutės ir stulpeliai.
"Excel" netgi tiksliai nustatys, ar duomenų srityje yra laukų pavadinimai, ir išskirti šią eilutę iš rūšiuojamų įrašų .
Tačiau leidžiant "Excel" pasirinkti rūšiuotą rūšiuotę gali būti rizikinga, ypač jei yra daug duomenų, kuriuos sunku patikrinti.
Norint įsitikinti, kad pasirinkti teisingi duomenys, prieš pradėdami rūšiuoti pažymėkite diapazoną.
Jei tas pats intervalas turi būti rūšiuojamas pakartotinai, geriausias būdas yra suteikti jai vardą .
01 iš 05
Rūšiuoti raktą ir rūšiuoti užsakymą
Rūšiavimas reikalauja naudoti rūšiavimo raktą ir rūšiavimo tvarką.
Rūšies raktas yra duomenys stulpelyje ar stulpeliuose, kuriuos norite rūšiuoti. Jis identifikuojamas pagal stulpelio pavadinimą arba lauko pavadinimą. Viršuje esančiame paveikslėlyje galimi rūšiuoti raktiniai žodžiai yra Studento ID, Vardas , Amžius , Programa ir Mėnesis , prasidedantys
Greituoju būdu, paspaudus vieną langelį stulpelyje, kuriame yra rūšiavimo raktas, pakanka nurodyti "Excel" kokį raktų rūšį.
Teksto ar skaitinių verčių atveju dvi rūšiavimo tvarkos parinktys yra didėjančios ir mažėjančios .
Naudodami mygtuką " Rūšiavimas ir filtravimas " skirtuko " Pagrindinis" lape, išplečiamojo sąrašo rūšiavimo tvarkos variantai pasikeis priklausomai nuo pasirinkto diapazono duomenų tipo.
Greitas rūšiuoti pagal Rūšiuoti ir filtruoti
Programoje "Excel" greitas rūšiavimas gali būti atliekamas naudojant " Rūšiuoti ir filtruoti" mygtuką skirtuko " Pagrindinis" skirtuke.
Greito rūšiuoti atlikti veiksmai yra šie:
- Spustelėkite langelį, kuriame yra rūšiuoti raktas
- Jei reikia, spustelėkite skirtuką "Pagrindinis"
- Spustelėkite mygtuką Rūšiuoti ir filtruoti, kad atidarytumėte rūšiavimo parinkčių išskleidžiamąjį meniu
- Spustelėkite vieną iš dviejų variantų, kad rūšiuoti pagal didėjančią arba mažėjančia tvarka
- Patikrinkite, ar duomenys buvo tinkamai rūšiuojami
Rūšiuoti duomenis naudodami juostelės karštąsias klavišus
"Excel" duomenų rūšiavimui nėra sparčiųjų klavišų kombinacijos.
Galimi karšti klavišai, leidžiantys naudoti klaviatūros klavišus, o ne pelės žymeklį, kad pasirinktumėte tas pačias parinktis, pateiktas aukščiau, juostelės pagrindiniame skirtuke.
- Klaviatūros naudojimas norint pasiekti juostos parinktis visada prasideda nuo Alt klavišo.
Rūšiuoti didėjančia tvarka naudojant karštąsias klavišus
- Spustelėkite ląstelę rūšiuoti raktų stulpelyje
- Paspauskite šiuos klaviatūros klavišus:
- Alt HSS
- Duomenų lentelė turėtų būti rūšiuojama iš A iki Z / mažiausia iki didžiausios pagal pasirinktą stulpelį
Karštieji klavišai verčiami į:
"Alt" klavišas> "Pagrindinis" skirtukas> "Redagavimas" grupė> "Rūšiavimas ir filtravimas" meniu> Rūšiuoti nuo mažiausios iki didžiausios.
Rūšiuoti mažėjančia tvarka naudojant karštąsias klavišus
Žingsniai, kuriuos reikia rūšiuoti mažėjančia tvarka naudojant karštąsias raktas, yra tokie patys, kaip ir sąraše augančio rūšiuoti, išskyrus karštųjų klavišų kombinaciją:
Alt HSO Karštieji klavišai verčiami į:
"Alt" klavišas> "Pagrindinis" skirtukas> "Redaguoti" grupę> "Rūšiuoti ir filtruoti" meniu> Rūšiuoti nuo didžiausio iki mažiausio variantą.
02 iš 05
Rūšiuoti pagal kelis "Excel" duomenų stulpelius
Be greito rūšiavimo atlikimo, pagrįsto vienu duomenų stulpeliu, "Custom" rūšiavimo funkcija "Excel" leidžia rūšiuoti kelis stulpelius, nustatant kelis rūšiuoti raktus.
Daugelio stulpelių rūšyse rūšiavimo raktus identifikuojamos pasirinkus stulpelio antraštes dialogo lange Rūšiuoti.
Kaip ir greitai surūšiuojant, raktų rūšys apibrėžiamos nustatant stulpelių antraštes arba laukų pavadinimus lentelėje, kurioje yra rūšiavimo raktas.
Rūšiuoti pagal kelis stulpelius
Anksčiau pateiktame pavyzdyje buvo atlikti šie veiksmai, kad rūšiuoti duomenis nuo H2 iki L12 dviem duomenų stulpeliais - pirmiausia pagal pavadinimą, o paskui pagal amžių.
- Pažymėkite rūšiuojamų ląstelių diapazoną
- Spustelėkite skirtuką " Pagrindinis " juostos .
- Spustelėkite piktogramą " Rūšiavimas ir filtravimas " juostoje, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašą.
- Spustelėkite " Pasirinktinis rūšiuoti " išskleidžiamajame sąraše, kad atidarytumėte dialogo langą " Rūšiavimas"
- Dialogo lange esančiame stulpelio antraštėje išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Name (vardas) , kad pirmiausia rūšiuoti duomenis pagal stulpelį Name (vardas)
- Pasirinkus variantą " Rūšiuoti" paliekama reikšmė " Vertės", nes rūšiavimas priklauso nuo faktinių duomenų lentelėje
- Pagal antraštę Rūšiuoti užsakymą išskleidžiamajame sąraše pasirinkite " Z" - "A" , kad rūšiuoti vardo duomenis mažėjančia tvarka
- Dialogo lange viršuje spustelėkite mygtuką " Pridėti lygį ", kad pridėtumėte antrą pasirinkimo variantą
- Antrojo rūšiuoti raktą, esančią stulpelio antraštėje, išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Amžius , kad rūšiuoti įrašus su pasikartojančiais vardais stulpelyje "Amžius"
- Skiltyje Rūšiavimo užsakymas iš išskleidžiamojo sąrašo pasirinkite " Didžiausias iki mažiausias" , kad rūšiuoti amžių duomenis mažėjančia tvarka
- Dialogo lange spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą ir rūšiuotumėte duomenis
Dėl antrojo raktinio rakto nustatymo, aukščiau pateiktame pavyzdyje, du įrašai su tapačiomis vardo lauko reikšmėmis buvo iš eilės suskirstyti mažėjančia tvarka, naudojant amžių lauką, todėl įrašas studentui A. Wilsonui, kuris buvo 21 metų, anksčiau antros A. Wilsono 19 metų įrašas.
Pirmoji eilutė: stulpelių antraštės ar duomenys?
Aukščiau pateiktame pavyzdyje pasirinktų duomenų diapazonas apima stulpelių pavadinimus virš pirmosios duomenų grupės.
"Excel" aptiko šios eilutės duomenis, kurie skiriasi nuo vėlesnių eilučių duomenų, todėl pirmoji eilutė priėjo prie stulpelių antraščių ir pakoregavo galimus dialogo lango rūšiuoti variantus, kad juos įtrauktų.
Vienas iš kriterijų, kurį "Excel" naudoja nustatydama, ar pirmoje eilutėje yra stulpelių antraštės, yra formatavimas. Pirmiau pateiktame pavyzdyje tekstas pirmoje eilutėje yra kitoks šriftas ir jis skiriasi nuo kitų eilučių duomenų. Jis taip pat yra atskirtas nuo žemiau esančių eilučių storu kraštu.
"Excel" naudoja tokį skirtumą, nustatydamas, ar pirmoji eilutė yra eilutės eilutė, ir ji yra gana gerai, kad ji būtų teisinga - bet tai nėra neklystanti. Jei jis padarė klaidą, dialogo langas Rūšiuoti yra žymės langelis - Mano duomenys turi antraštes - tai gali būti naudojama, norint pakeisti šį automatinį pasirinkimą.
Jei pirmojoje eilutėje nėra antraščių, "Excel" dialogo lango Rūšiuoti stulpelio parinktyje naudoja stulpelio raidę, pvz., D stulpelį arba E stulpelį .
03 iš 05
Rūšiuoti duomenis pagal datą arba laiką Excel
Be rūšiuojamos teksto duomenų abėcėlės tvarka arba numeriai nuo didžiausių iki mažiausių, "Excel" rūšiavimo parinktys apima rūšiavimo datos reikšmes.
Datos, kuriomis galima susipažinti, yra:
- Didėjančia tvarka - seniausia iki naujausio
- Mažėjanti tvarka - nuo naujausio iki seniausio
Greito rūšiavimo ir rūšiuoti dialogo langas
Kadangi datos ir laikai yra tik suformatuoto numerio duomenys, vienos stulpelio rūšys, pvz., Data, užimta pavyzdyje, esančiame paveikslėlyje aukščiau, - greitas rūšiavimo metodas gali būti sėkmingas.
Rūšys, apimančios daugybę datų ar laiko stulpelių, turi būti naudojamas dialogo langas Rūšiuoti - taip pat kaip ir rūšiuojant kelis skaičių arba teksto duomenų stulpelius.
Rūšiuoti pagal datą pavyzdį
Norėdami greitai surūšiuoti pagal datą didėjančia tvarka - nuo seniausių iki naujausių - pvz., Paveikslėlyje aukščiau, žingsniai būtų:
- Pažymėkite rūšiuojamų ląstelių diapazoną
- Spustelėkite skirtuką " Pagrindinis " juostos
- Norėdami atidaryti išskleidžiamąjį sąrašą, spustelėkite juostos piktogramą Rūšiuoti ir filtruoti
- Spustelėkite eilutėje Rūšiuoti nuo seniausių iki naujausių variantą, kad rūšiuoti duomenis didėjančia tvarka
- Įrašai turėtų būti surūšiuoti pagal seniausias datas skiltyje " Skola " lentelės viršuje
Datos ir laikai, saugomi kaip tekstas
Jei rūšiavimo pagal datą rezultatai neišsiskleidžiami, kaip tikėtasi, stulpelyje su raktų klavišu gali būti datų arba laikų, kurie saugomi kaip tekstiniai duomenys, o ne kaip skaičiai (datos ir laikas yra tik suformatuoto numerio duomenys).
Aukščiau pateiktame paveikslėlyje A. Petersono įrašas pasirodė sąrašo apačioje, kai pagal skolinimosi datą - 2014 m. Lapkričio 5 d. - įrašas turėjo būti viršytas už A. Wilsono įrašą, kuris taip pat turi skolinimosi datą lapkričio 5 d.
Netikėtų rezultatų priežastis yra tai, kad A. Petersono skolinimosi data buvo išsaugota kaip tekstas, o ne kaip skaičius
Mišri duomenys ir greitos rūšys
Naudodami greito rūšiavimo metodą, jei įrašai, kuriuose yra teksto ir numerio duomenų, yra sumaišomi, "Excel" rūšiuos numerį ir tekstinius duomenis atskirai - įrašus su tekstiniais duomenimis pateikiant išardyto sąrašo apačioje.
"Excel" taip pat gali sudaryti rūšiavimo rezultatų stulpelių pavadinimus - juos interpretuoti kaip tik kitą teksto duomenų eilutę, o ne kaip duomenų lentelės laukų pavadinimus.
Rūšiuoti įspėjimai - rūšiuoti dialogo langą
Kaip parodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje, jei naudojamas dialogo langas Rūšiuoti , netgi vieno stulpelio rūšims, "Excel" parodo pranešimą, įspėjantį, kad jis susidūrė su duomenimis, saugomais kaip tekstas, ir suteikia jums galimybę:
- Rūšiuoti viską, kas atrodo kaip skaitmuo kaip skaičius
- Rūšiuoti skaičiai ir skaičiai saugomi kaip tekstas atskirai
Jei pasirinksite pirmąją parinktį, "Excel" bandys teksto duomenis pateikti teisingoje rūšiavimo rezultatų vietoje.
Pasirinkite antrąją parinktį, o "Excel" surinks įrašus, kuriuose yra teksto duomenų, rūšiavimo rezultatų apačioje, kaip ir greitai.
04 iš 05
Rūšiuoti duomenis pagal savaitės dienas arba mėnesius "Excel"
Rūšiuoti pagal savaitės dienas arba metų mėnesius naudojant tą patį įtaisytą pasirinktinį sąrašą, kurį "Excel" naudoja, norėdami pridėti dienų ar mėnesių į darbalapį naudodami užpildymo rankenėlę .
Šie sąrašai leidžia rūšiuoti pagal dienas ar mėnesius chronologine tvarka, o ne abėcėlės tvarka.
Anksčiau pateiktame pavyzdyje duomenys buvo surūšiuoti pagal mėnesį, kurį mokiniai pradėjo savo internetinę studijų programą.
Kaip ir kitos rūšiavimo parinktys, pagal pasirinktinį sąrašą rūšiuojamos vertės gali būti rodomos didėjančia tvarka (nuo sekmadienio iki šeštadienio / sausio iki gruodžio) arba mažėjančia tvarka (nuo šeštadienio iki sekmadienio / gruodžio iki sausio).
Aukščiau pateiktame paveikslėlyje buvo atlikti šie žingsniai, kad rūšiuoti duomenų mėginį nuo H2 iki L12 metų mėnesiais:
- Pažymėkite rūšiuojamų ląstelių diapazoną
- Spustelėkite skirtuką " Pagrindinis " juostos .
- Spustelėkite piktogramą " Rūšiavimas ir filtravimas " juostoje, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašą.
- Spustelėkite " Pasirinktinis rūšiuoti " išskleidžiamajame sąraše, kad atidarytumėte dialogo langą " Rūšiavimas"
- Pagal dialogo lango stulpelio antraštę iš išskleidžiamojo sąrašo pasirinkite Mėnesio pradžia , kad rūšiuoti duomenis pagal metų mėnesius.
- Pasirinkus variantą " Rūšiuoti" paliekama reikšmė " Vertės", nes rūšiavimas priklauso nuo faktinių duomenų lentelėje
- Pagal antraštę Rūšiuoti užsakymą spustelėkite rodyklę žemyn, esančią šalia numatytosios A-Z parinkties, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu
- Meniu pasirinkite Custom List, kad atidarytumėte dialogo langą Custom Lists
- Dialogo lango kairiajame lange spustelėkite vieną kartą sąraše: sausio, vasario, kovo, balandžio ..., kad jį pasirinktumėte
Spustelėkite Gerai, kad patvirtintumėte pasirinkimą ir grįžtumėte į dialogo langą Rūšiuoti
Pasirinktas sąrašas - sausio, vasario, kovo, balandžio mėn. - bus rodomas pagal užsakymo antraštę
Spustelėkite Gerai, jei norite uždaryti dialogo langą ir rūšiuoti duomenis pagal metų mėnesius
Pastaba : pagal numatytuosius nustatymus pasirinktiniai sąrašai rodomi tik didėjančia tvarka dialogo lange " Tinkinti sąrašai" . Rūšiuoti duomenis mažėjančia tvarka naudojant pasirinktinį sąrašą pasirinkę pageidaujamą sąrašą, kad jis būtų rodomas dialogo lange Rūšiuoti eilutės antraštėje:
- Spustelėkite rodyklę žemyn, esančią šalia rodomo sąrašo, pvz., Sausio, vasario, kovo, balandžio ..., jei norite atidaryti išskleidžiamąjį meniu
- Meniu pasirinkite pasirinktinį sąrašo parinktį, kuri rodoma mažėjančia tvarka - pavyzdžiui, gruodžio, lapkričio, spalio, rugsėjo ...
Spustelėkite Gerai, jei norite uždaryti dialogo langą ir rūšiuoti duomenis mažėjančia tvarka pagal pasirinktinį sąrašą
05 iš 05
Rūšiuoti pagal eilutes, kad pertvarkyti stulpelius "Excel"
Kaip parodyta ankstesnėse rūšiavimo funkcijose, duomenys paprastai yra rūšiuojami naudojant stulpelių antraštes arba laukų pavadinimus, o rezultatas - eiliškų eilučių arba duomenų įrašų pertvarkymas.
Mažiau žinoma ir todėl mažiau naudojama rūšiuoti parinktis "Excel" yra rūšiuoti pagal eilutę, kuri pakeičia stulpelių eiliškumą iš dešinės į darbalapį.
Viena iš eilės rūšiavimo priežasčių yra atitikti stulpelių tvarką tarp skirtingų duomenų lentelių. Jei stulpeliai yra tokie pat iš kairės į dešinę, lengviau palyginti įrašus arba kopijuoti ir perkelti duomenis iš lentelių.
Stulpelio užsakymo pritaikymas
Tačiau labai retai, teisingai sutvarkius stulpelius, paprasčiausia užduotis yra dėl verčių didėjimo ir mažėjimo rūšiavimo tvarkos parinkčių apribojimų.
Paprastai reikia naudoti pasirinktinį rūšiavimo tvarką, o "Excel" turi parinktis rūšiuoti ląstelių ar šrifto spalva arba sąlyginėmis formatavimo piktogramomis .
Šios parinktys, kaip nurodyta šio puslapio apačioje, vis dar yra daug darbo jėgos, o ne taip paprasta naudoti.
Tikriausiai paprasčiausias būdas papasakoti "Excel" stulpelių tvarką yra pridėti eilutę aukščiau arba žemiau duomenų lentelės, kurioje yra skaičiai 1, 2, 3, 4 ..., nurodantys stulpelių išdėstymą iš kairės į dešinę.
Rūšiuoti pagal eilutes tampa paprastas dalykas rūšiuojant stulpelius nuo mažiausių iki didžiausių pagal eilutę, kurioje yra skaičiai.
Kai rūšiavimas atliekamas, papildoma skaičių eilutė gali būti lengvai ištrinta .
Rūšiuoti pagal eilučių pavyzdį
Duomenų pavyzdyje, naudojamame šiai serijai "Excel" rūšiavimo parinktyse, studento ID stulpelis visada buvo pirmas kairėje, po jo - vardas , tada paprastai amžius .
Šiuo atveju, kaip parodyta paveikslėlyje aukščiau, stulpeliai buvo pertvarkyti taip, kad stulpelyje " Programos" pirmiausia buvo kairysis, o po to - " Mėnuo pradėta" , "Vardas" ir tt
Siekiant pakeisti stulpelio tvarką, kaip nurodyta paveikslėlyje, buvo naudojami šie žingsniai:
- Įtraukite tuščią eilutę virš eilutės, kurioje yra laukų pavadinimai
- Šioje naujoje eilutėje įveskite šiuos skaičius iš kairės į dešinę, pradedant nuo
stulpelis H: 5, 3, 4, 1, 2 - Paryškinkite nuo H2 iki L13 diapazoną
- Spustelėkite skirtuką " Pagrindinis " juostos .
- Spustelėkite piktogramą " Rūšiavimas ir filtravimas " juostoje, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašą.
- Spustelėkite " Pasirinktinis rūšiuoti " išskleidžiamajame sąraše, kad atidarytumėte dialogo langą " Rūšiavimas"
- Dialogo lange viršuje spustelėkite Parinktys, kad atidarytumėte dialogo langą Rūšiuoti parinktis
- Antrojo dialogo lango "Orientacija" skiltyje spustelėkite " Rūšiuoti iš kairės į dešinę", kad rūšiuoti stulpelių eiliškumą iš kairės į dešinę darbalapyje.
- Spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte šį dialogo langą
- Pasikeitus orientyrui, stulpelio antraštė dialogo lange Rūšiuoti keičia eilutę
- Po antraštės eilutėje pasirinkite rūšiuoti pagal eilutę 2 - eilutę, kurioje yra priskirti numeriai
- Pasirinkus variantą " Rūšiuoti" paliekama reikšmė " Vertės"
- Pagal antraštę Rūšiavimo užsakymas iš išskleidžiamojo sąrašo pasirinkite mažiausia iki didžiausio , kad rūšiuoti skaičius iš eilės 2 didėjančia tvarka
- Spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą ir rūšiuoti stulpelius iš kairės į dešinę pagal 2 eilutės numerius
- Stulpelių tvarka turėtų prasidėti Programa, po kurios prasideda Mėnuo , Pavadinimas ir kt.
Naudojant "Excel" pasirinktines rūšiuoti parinktis pertvarkyti stulpelius
Kaip minėta pirmiau, kol "Custom" rūšys yra "Excel" tvarkymo dialogo lange, šios parinktys nėra lengva naudoti, kai reikia pertvarkyti stulpelius darbalapyje.
Dialogo lange Rūšiuoti galimos pasirinktinos rūšiavimo tvarkos sukūrimo galimybės: rūšiuoti duomenis pagal:
Ir, nebent kiekviename stulpelyje jau buvo naudojamas unikalus formatavimas, pvz., Skirtingas šriftų ar ląstelių spalvas, tą formatavimą reikia pridėti prie atskirų tos pačios eilutės langelių kiekvienam pertvarkytam stulpui.
Pavyzdžiui, norėdami naudoti šrifto spalvą pertvarkyti stulpelius aukščiau esančiame paveikslėlyje
- Spustelėkite kiekvieno lauko pavadinimą ir pakeiskite kiekvieno šrifto spalvą, pvz., Raudoną, žalią, mėlyną ir tt
- Dialogo lange Rūšiuoti nustatykite parinktį Rūšiuoti pagal pasirinktį Font Color
- Pagal užsakymą rankiniu būdu nustatykite laukų pavadinimų spalvų tvarką, kad atitiktumėte pageidaujamą stulpelių tvarką
- Po rūšiavimo iš naujo nustatykite kiekvieno lauko pavadinimo šrifto spalvą