01 iš 02
Pašalinti pasikartojančius duomenų įrašus "Excel"
Skaičiuoklių programos, tokios kaip "Excel", dažnai naudojamos kaip duomenų bazės, susijusios su atsargų dalimis, pardavimų įrašais ir adresų sąrašais.
"Excel" duomenų bazes sudaro duomenų lentelės, kurios paprastai yra suskirstytos į duomenų eilės , vadinamos įrašais.
Įraše duomenys kiekvienoje langelio eilutėje arba lauke yra susiję, pvz., Įmonės pavadinimas, adresas ir telefono numeris.
Paprasta problema, kuri atsiranda, kai duomenų bazė didėja, yra dubliuotų įrašų ar duomenų eilių.
Šis dubliavimas gali atsirasti, jei:
- Visa įrašai įrašomi į duomenų bazę daugiau nei vieną kartą, todėl du ar daugiau identiškų įrašų
- Keli įrašai turi vieną ar daugiau laukų, pvz., Vardą ir adresą, kuriuose yra tie patys duomenys.
Bet kuriuo atveju, pasikartojantys įrašai gali sukelti daugybė problemų, pvz., Siunčiant kelias dokumentų kopijas tuo pačiu asmeniu, kai duomenų bazės informacija naudojama sujungiant laiškus, todėl rekomenduojama nuskaityti ir pašalinti pasikartojančius įrašus įprastą pagrindas.
Kadangi mažame pavyzdyje, kaip antai aukščiau pateiktame paveikslėlyje, lengva rasti pasikartojančius įrašus, duomenų lentelės gali lengvai turėti šimtus ar net tūkstančius įrašų, todėl labai sunku išsirinkti pasikartojančius įrašus, ypač iš dalies atitinkančius įrašus.
Kad būtų lengviau atlikti šią užduotį, "Excel" turi įmontuotą duomenų priemonę, kuri vadinama nenuostabu " Pašalinti dublikatus" , kuri gali būti naudojama rasti ir pašalinti identiškas ir iš dalies suderintas įrašus.
Tačiau būdas pašalinti pasikartojančius įrankius yra sukurtas, identiški ir iš dalies suderinti įrašai turi būti nagrinėjami atskirai.
Taip yra todėl, kad dialogo langas " Pašalinti dublikatus" rodo pasirinktos duomenų lentelės laukų pavadinimus ir jūs pasirenkate, kuriuos laukus įtraukti į atitinkamų įrašų paiešką:
- Už vienodus įrašus ieškokite visų laukų - palikite žymėjimo ženklus šalia visų stulpelių ar laukų pavadinimų;
- Jei norite dalinai atitikti įrašus, palikite žymėjimo ženklus šalia tik tų laukų, kurie turi būti suderinti.
Laukiniai vardai ir stulpelių laiškai
Kaip minėta, įrankis Pašalinti pasikartojimus sudaro dialogo langas, kuriame pasirenkate, kurie atitinkami laukai ieškoti, pažymėdami norimą lauką arba stulpelių pavadinimus.
Dialogo lange pateikiama informacija - lauko pavadinimai arba stulpelių raidės - priklauso nuo to, ar jūsų duomenys yra antraštės eilutės ar antraščių duomenų lentelės viršuje, kaip parodyta paveikslėlyje aukščiau.
Jei tai yra - įsitikinkite, kad dialogo lango dešinėje pusėje esanti parinktis - Mano duomenys turi antraštes - yra pažymėta ir "Excel" šioje eilutėje bus rodomi laukų pavadinimai dialogo lange.
Jei jūsų duomenims trūksta antraštės eilutės, dialogo lange dialogo langelyje bus rodomos atitinkamos stulpelių raidės pasirinktai duomenų grupei.
Gretimas duomenų diapazonas
Kad įrankis " Pašalinti dublikatus" tinkamai veiktų, duomenų lentelė turi būti gretimas duomenų diapazonas, ty neturi būti jokių tuščių eilučių, stulpelių ir, jei įmanoma, nėra lentelėje esančių tuščių langelių .
Duomenų lentelėje neturinčių įrašų yra gera praktika, kai kalbama apie duomenų valdymą apskritai, o ne tik ieškant pasikartojančių duomenų. Kitos "Excel" priemonės, pvz., Rūšiavimas ir filtravimas, geriausiai veikia, kai duomenų lentelė yra gretimas duomenų diapazonas.
Pašalinti pasikartojančius duomenų įrašų pavyzdžius
Viršuje esančiame paveikslėlyje duomenų lentelėje yra du identiški A. Thompsono įrašai ir du R. Holdo įrašai, kuriuose visi laukai atitinka, išskyrus studentų skaičių.
Toliau nurodyti veiksmai išsamiai nurodo, kaip naudoti " Remove Duplicates" duomenų įrankį, kad:
- Pašalinti antrą iš dviejų identiškų A. Thompsono įrašų.
- Pašalinkite antrąjį iš dalies suderintą R. Holto įrašą.
Dialogo lango " Pašalinti dublikatus atidarymas"
- Spustelėkite bet kurią langelį, kuriame yra duomenys duomenų bazės pavyzdyje.
- Spustelėkite skirtuką Duomenys juostelėje.
- Spustelėkite piktogramą " Pašalinti dublikatus", kad pažymėtumėte visus duomenis duomenų lentelėje ir atidarytumėte dialogo langą " Pašalinti dublikatus" .
- Dialogo lange Pašalinti dublikatus rodomos visos stulpelių antraštės arba laukų pavadinimai iš mūsų duomenų pavyzdžių
- Šablonai šalia laukų pavadinimų nurodo, kuriuos stulpelius "Excel" bandys suderinti ieškant pasikartojančių įrašų
- Pagal numatytuosius nustatymus, kai atidaro dialogo langą, visi laukų pavadinimai yra pažymėti
Ieškoti identiškų įrašų
- Kadangi šiame pavyzdyje ieškome visiškai identiškų įrašų, paliksime visas stulpelių antraštes
- Spustelėkite Gerai
Tuo metu turėtų būti vertinami šie rezultatai:
- Dialogo langas turėtų būti uždarytas ir pakeistas pranešimu, kuriame nurodyta: 1 randama ir pašalinta dviguba kopija; 7 unikalios vertės išlieka.
- Eilutė, kurioje yra A. Thompsono įrašo dublikatas, bus pašalinta iš duomenų bazės
- Nors yra ir dviejų iš dalies suderintų "R. Holt" įrašų, nes ne visi laukai suderinti - skirtingų dviejų įrašų studentų skaičius skiriasi - "Excel" mano, kad tai yra unikalus duomenų įrašas
02 iš 02
Rasti ir pašalinti iš dalies atitinkančius įrašus ir pašalinti pasikartojančius įrašus
Vieno lauko tikrinimas vienu metu
Kadangi "Excel" pašalina tik duomenų įrašus, kurie tiksliai atitinka pasirinktus duomenų laukus, geriausias būdas rasti visus iš dalies suderinamuosius duomenų įrašus yra pašalinti tik vieno lauko žymėjimą vienu metu, kaip tai daroma toliau pateiktuose veiksmuose.
Vėliau ieškant įrašų, kurie atitinka visus laukus, išskyrus vardą, amžių ar programą, bus pašalinti visi galimi iš dalies suderintų įrašų deriniai.
Ieškoti iš dalies atitinkančių įrašų
- Jei reikia, spustelėkite bet kurią langelį, kuriame yra duomenų duomenų lentelėje esantys duomenys
- Spustelėkite skirtuką Duomenys juostelėje .
- Spustelėkite piktogramą " Pašalinti dublikatus", kad pažymėtumėte visus duomenis duomenų lentelėje ir atidarytumėte dialogo langą " Pašalinti dublikatus" .
- Visi duomenų lentelės laukų pavadinimai arba stulpelių antraštės yra parinktos.
- Norėdami rasti ir pašalinti įrašus, kurie neturi atitikties kiekviename lauke, pašalinkite žymėjimą be tų laukų pavadinimų, kuriuos "Excel" turi ignoruoti.
- Šiame pavyzdyje spustelėkite žymės langelį šalia studento ID stulpelio, kad pašalintumėte žymėjimą.
- Dabar "Excel" bus ieškoti ir pašalinti įrašus, kuriuose yra atitinkami lauke " Pavardė" , " Pradinė" ir " Program" .
- Spustelėkite Gerai
- Dialogo langas turėtų būti uždarytas ir pakeistas pranešimu, kuriame nurodyta: 1 randama ir pašalinta dviguba kopija; 6 unikalios vertės išlieka.
- Rodyklė, kurioje yra antrasis R. Holt įrašas su ST348-252 studento ID, bus pašalintas iš duomenų bazės.
- Spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte pranešimų laukelį
Šiuo metu duomenų lentelėje turi būti ne visi dublikatai.