"Excel" neturi reliacinių duomenų bazių programų duomenų valdymo galimybių, tokių kaip "SQL Server" ir "Microsoft Access". Tačiau tai, ką ji gali padaryti, yra paprastas arba plokščias failų duomenų bazė, kuri daugeliu atvejų užpildo duomenų tvarkymo reikalavimus.
"Excel" sistemoje duomenys yra suskirstyti į lenteles, naudojant darbalapio eilutes ir stulpelius . Naujausios programos versijos turi lentelės funkciją , kuri leidžia lengvai įvesti, redaguoti ir manipuliuoti duomenimis .
Kiekvienas atskiras duomenų rinkinys arba informacija apie dalyką, pvz., Dalies numerį ar asmens adresą, saugoma atskiroje darbo lapo lange ir vadinama lauku.
Duomenų bazės sąlygos: lentelė, įrašai ir laukai "Excel"
Duomenų bazė yra susijusi informacijos rinkinys, saugomas viename ar daugiau kompiuterinių failų organizuotai.
Paprastai informacija arba duomenys yra suskirstyti į lenteles. Paprastas arba plokščias failų duomenų bazė, pvz., "Excel", vienoje lentelėje saugo visą informaciją apie vieną temą.
Kita vertus, santykinės duomenų bazės susideda iš daugybės lentelių su kiekviena lentele, kurioje pateikiama informacija apie skirtingas, bet susijusias temas.
Lentelėje pateikta informacija yra tokia, kad ji gali būti lengvai:
- Atnaujinta
- Rūšiuoti
- Ištaisyta
- Filtruojama arba ieškoma konkrečios informacijos
Įrašai
Duomenų bazėje terminologijoje įrašoma visa informacija arba duomenys apie vieną konkretų objektą, įvestą į duomenų bazę.
"Excel" įrašai paprastai organizuojami darbalapio eilutėse, kiekvienoje langelio eilutėje yra viena informacijos dalis arba vertė.
Laukai
Kiekvienas atskiras informacijos elementas duomenų bazėje, pvz., Telefono numeris arba gatvės numeris, vadinamas lauku .
"Excel" atskiros lapo ląstelės yra laukai, nes kiekvienoje ląstelėje gali būti vienos informacijos apie objektą.
Lauko pavadinimai
Labai svarbu, kad duomenys būtų sistemingai įvedami į duomenų bazę, kad juos būtų galima surūšiuoti arba filtruoti tam, kad surastų konkrečią informaciją.
Siekiant užtikrinti, kad kiekvieno įrašo duomenys būtų įrašyti tame pačiame užsakyme, antraštės pridedamos prie kiekvieno stulpelio stulpelio. Šios stulpelių antraštės vadinamos laukų pavadinimais.
"Excel" viršuje lentelės eilutėje yra lentelės laukų pavadinimai. Ši eilutė paprastai vadinama antraštės eilute .
Pavyzdys
Aukščiau pateiktame paveikslėlyje visa informacija, surinkta vienam studentui, saugoma atskiroje eilutėje arba įraše lentelėje. Kiekvienas mokinys, nesvarbu, kiek ar kiek informacijos buvo surinkta, lentelėje yra atskira eilutė.
Kiekviena eilutė yra laukas, kuriame yra viena tos informacijos dalis. Laukių pavadinimai antraštės eilutėje padeda užtikrinti, kad duomenys išliks organizuoti išlaikant visus konkrečios temos duomenis, pvz., Vardą ar amžių, tame pačiame stulpelyje visiems studentams.
"Excel" duomenų įrankiai
"Microsoft" įtraukė keletą duomenų priemonių, kad būtų lengviau dirbti su "Excel" lentelėse saugomais dideliais kiekiais ir padėti išlaikyti gerą jos būklę.
Įrašų formos naudojimas
Viena iš tų priemonių, kurios leidžia lengvai dirbti su atskirais įrašais, yra duomenų forma. Formą galima naudoti norint rasti, redaguoti, įvesti ar ištrinti įrašus lentelėse, kuriose yra iki 32 laukų ar stulpelių.
Numatytoji forma apima laukų pavadinimų sąrašą, kad jie būtų išdėstyti lentelėje, siekiant užtikrinti, kad įrašai būtų teisingai įvedami. Kiekvieno lauko pavadinime šalia yra teksto laukas, skirtas įvesti arba redaguoti atskirus duomenų laukus.
Nors galima kurti pasirinktines formas, numatytos formos kūrimas ir naudojimas yra daug lengvesnis, ir dažnai tai yra viskas, ko reikia.
Pašalinti pasikartojančius duomenų įrašus
Bendra visų duomenų bazių problema yra duomenų klaidos. Be paprastų rašybos klaidų ar trūkstamų duomenų laukų, dubliuojantys duomenų įrašai gali būti pagrindinis rūpestis, nes duomenų lentelė didėja.
Kitas "Excel" duomenų įrankis gali būti naudojamas pašalinti šiuos pasikartojančius įrašus - tikslius arba dalinius dublikatus.
Rūšiavimo duomenys
Rūšiavimas reiškia, kad pertvarkyti duomenis pagal konkrečią nuosavybę, pvz., Rūšiuoti lentelę pagal abėcėlę pagal pavardę arba chronologiškai nuo seniausių iki jauniausių.
"Excel" rūšiavimo parinktys apima rūšiavimą pagal vieną ar daugiau laukų, tinkintą rūšiavimą, pavyzdžiui, pagal datą arba laiką, ir rūšiavimą eilėmis , leidžiančias pertvarkyti laukelius lentelėje.