Kaip saugiai bendrinti failus su žmonėmis
"Microsoft SharePoint Online", "Cloud" pagrįsta "Microsoft" teikiama paslauga, yra "Office 365" plano dalis arba ji gali būti naudojama kaip papildinys "SharePoint" serveriui. Pagrindinis domėjimasis naujomis ir patobulintomis "SharePoint Online" paslaugomis yra interaktyvių pokalbių internete tobulinimas ir paprastesnis bei saugesnis dokumentų bendrinimas kelyje.
Jei jau esate "SharePoint Online" vartotojas, galite numatyti naujovintas paslaugas. "SharePoint Online" dabar apima naudojimą mobiliuosiuose telefonuose ir planšetiniuose kompiuteriuose bei vientisą socialinę patirtį. "Office 365" taip pat yra "OneDrive for Business" - tai "OneDrive" profesionali "Cloud" saugykla, kuria galite sinchronizuoti su failais, saugomais jūsų kompiuteryje arba įmonės serveryje.
Leidimų ir naudotojų grupių tvarkymas
"SharePoint Online" dokumentų bendrinimo įgaliojimai geriausiai atliekami pagal norimą naudotojo prieigą. "SharePoint Online" leidimų lygiai yra šie:
- Lankytojai - peržiūrėti dokumentus naršyklėje
- Nariai - redaguoti arba prisidėti prie dokumentų
- Savininkai - turi pilną "SharePoint Online" svetainės kontrolinį leidimą
Norėdami lankytojams atsisiųsti dokumentus, leidimai turi apimti "skaityti" prieigą.
Naujų grupių pavadinimai gali būti sukurti, norint sukurti konkrečią naudotojų grupę ar komandą . "Svetainių dizaineriai", "Autoriai" ir "Klientai" yra pavyzdžiai.
Dalijimasis dokumentais už jūsų organizacijos ribų
Išoriniai naudotojai dažniausiai yra tiekėjai, konsultantai ir klientai, su kuriais norite dalytis dokumentais.
"SharePoint Online" savininkai, turintys visą kontrolės leidimą, gali dalytis dokumentais su išoriniais vartotojais. Išoriniai vartotojai gali būti pridedami prie lankytojų arba narių vartotojų grupių, kad būtų geriau tvarkomi leidimai dalytis dokumentais.
- Bendrinti svečių nuorodas. Svečio nuorodą galite bendrinti el. Paštu, kad galėtumėte peržiūrėti dokumentus iš "SharePoint Online" dokumentų bibliotekos. Siekiant kuo labiau sumažinti pavojų, kad dokumentai bus bendrinami su kitais asmenimis, galite reikalauti, kad išoriniai naudotojai prisijungtų. Šis žingsnis reikalauja, kad turėtumėte nustatyti lankytojams (arba neleistiems vartotojams su skaitymo prieigos leidimų grupe) žmones, kad svečio nuorodos negalėtų būti atidarė anoniminiai vartotojai.
- Bendrinkite su nariais. Jei išoriniai naudotojai turi "Office 365" prenumeratą arba yra jūsų svetainės nariai, galite reikalauti, kad jie prisijungtų prieigai prie bendrai naudojamų dokumentų. Šiame žingsnyje daroma prielaida, kad pridėjote juos prie narių leidimų grupės. Išoriniai vartotojai be "Microsoft Office" gali atsisiųsti failą, jei jie turi prieigą prie skaitymo.
- Dalykitės "OneDrive for Business" vieša nuoroda. "OneDrive" yra dokumento saugojimo vieta, esanti "Office 365", jei jūsų paslauga buvo patobulinta. "OneDrive" geriausiai naudojamas dalintis failais su išoriniais viešaisiais naudotojais atskirai nuo "SharePoint Online" dokumentų bibliotekos. "OneDrive" gali būti laikoma galutine viešai peržiūrėto dokumento versija - pavyzdžiui, rodoma nuoroda iš svetainės ar internetinio dienoraščio. Jūsų "SharePoint Online" dokumentų biblioteka gali būti šaltinis, todėl "OneDrive" sukurkite kopiją, kad padėtumėte išskirti šias dvi sritis, jei nuspręsite naudoti "OneDrive" tokiu būdu.
- Dalijimasis dokumentais organizacijos viduje. Vidiniai vartotojai yra jūsų organizacijos ar kitų padalinių žmonės. Paprastai dokumentai bendrai naudojami skirtingai, priklausomai nuo to, ar jūs dirbate ir bendradarbiaujate grupėje, ar skelbiate dokumentus intranete kitiems, kad galėtumėte peržiūrėti dabartinę žinių būklę ar dokumentų versiją.
- Bendrinkite su nariais. "Office 365" naudojimas su "SharePoint Online" suteikia prieigą prie "Office Web Apps", internetinės lengvosios paslaugos, kurią galite naudoti norėdami kurti, redaguoti ir dalytis dokumentais. Vartotojai, turintys "Microsoft Office", gali sinchronizuoti failus iš savo kompiuterio su failais, saugomais "SharePoint Online", kad galėtumėte bendrinti su nariais. Be to, vartotojai, turintys "Microsoft Office", gali sinchronizuoti failus ir aplankus iš "SharePoint Online" prie kompiuterio ar mobiliojo prietaiso, kad veiktų neprisijungę.
- Bendrinti su ne narys. Darant prielaidą, kad ne visi jūsų organizacijos nariai turi "Office 365" prenumeratą, dokumentai gali būti bendrinami priklausomai nuo leidimų grupės. Pavyzdžiui, ne jūsų nariai, pavyzdžiui, jūsų organizacijos vykdomosios komandos, gali tekti įvertinti rinkodaros dokumentų biblioteką, kurioje šioje srityje būtų gauta rinkos žvalgybos ar klientų patirtis.
- Dalintis iš "OneDrive". Jūs galite dalintis failais su "OneDrive" vidiniais naudotojais. Prieš perkeliant dokumentus į "SharePoint Online" dokumentų biblioteką, "OneDrive" galite naudoti kaip sustojimo vietą.