"Microsoft" pašto derinimo funkcija leidžia jums siųsti tą patį dokumentą su nedideliais pakeitimais daugybei gavėjų. Sąvoka "sujungti" susijusi su tuo, kad vienas dokumentas (pavyzdžiui, laiškas) yra sujungtas su duomenų šaltinio dokumentu, pvz., Skaičiuokle .
"Word" pašto sujungimo funkcija vientisai veikia su "Excel" duomenimis. Nors Word taip pat leidžia kurti savo duomenų šaltinį, šių duomenų naudojimo galimybės yra riboti. Be to, jei jūs jau turite savo duomenis skaičiuoklėje, nėra prasmės pakartotinai įvesti visą informaciją į "Word" duomenų šaltinį.
Pasiruošimas jūsų duomenų sujungimui
Teoriškai galite naudoti bet kurią "Excel" darbo lapą "Word" pašto derinimo funkcijoje be specialaus pasiruošimo. Tačiau, norint optimizuoti pašto derinimo procesą, rekomenduojame šiek tiek laiko parengti darbalapį.
Štai keletas gairių, kad pastebėtume, kad pašto tvarkymo procesas vyks sklandžiau.
Tvarkykite savo skaičiuoklės duomenis
Gali būti akivaizdu, kad jūsų duomenys turi būti tvarkingi į eilutes ir stulpelius. Pagalvokite apie kiekvieną eilutę kaip vieną įrašą ir kiekvieną stulpelį kaip lauką, kurį ketinate įterpti į savo dokumentą. (Jei norite atnaujinti, patikrinkite " Excel" duomenų įvedimo pamoką .)
Sukurkite antraštės eilutę
Sukurkite lapo, kurį ketinate naudoti sujungimui, antraštės eilutę. Antraštės eilutė yra eilutė, kurioje yra etiketės, identifikuojančios toliau esančių langelių duomenis. "Excel" kartais gali būti gudrus, kai skiriasi duomenys ir etiketės, todėl aiškiai jas aiškinkite, naudodami raišką tekstą, ląstelių sieneles ir langelių užkodą, kurie yra unikalūs antraštės eilutėje. Tai užtikrins "Excel" išskirti jį iš likusių jūsų duomenų.
Vėliau, kai sujungsite duomenis su pagrindiniu dokumentu, etiketės pasirodys kaip sujungimo laukų pavadinimai, todėl nebus painiojama, kokius duomenis įterpiate į savo dokumentą. Be to, geriausia praktiškai pažymėti savo stulpelius, nes tai padeda užkirsti kelią naudotojo klaidai.
Įdėkite visus duomenis į vieną lapą
Duomenys, kuriuos ketinate naudoti sujungimui, turi būti viename lape. Jei jis skirstomas į kelis lapus, turėsite sujungti lapus arba sujungti keletą laiškų. Taip pat įsitikinkite, kad lakštai yra aiškiai įvardyti , nes jums reikės pasirinkti lapą, kurį ketinate naudoti, jį nematydami.
Duomenų šaltinio susiejimas su "Mail Merge"
Kitas žingsnis pašto sujungimo procese yra susieti jūsų paruoštą "Excel" skaičiuoklę su "Word" dokumentu.
- Į įrankių juostą "Mail Merge" spustelėkite mygtuką Atidaryti duomenų šaltinį .
- Dialogo lange Pasirinkti duomenų šaltinius pereikite aplankus, kol rasite "Excel" darbo knygelę. Jei negalite rasti "Excel" failo, įsitikinkite, kad išskleidžiamajame meniu "Failų tipai" pasirinktas "Visi duomenų šaltiniai".
- Dukart spustelėkite šaltinio "Excel" šaltinio failą arba pasirinkite jį ir spustelėkite Atidaryti .
- Dialogo lange Pasirinkti lentelę pasirinkite "Excel" lapą, kuriame yra duomenys, kuriuos norite sujungti su dokumentu.
- Įsitikinkite, kad pažymėtas langelis šalia "Pirmoji duomenų eilutė yra stulpelių antraštės".
- Spustelėkite Gerai .
Dabar, kai duomenų šaltinis buvo susietas su pagrindiniu dokumentu, galite pradėti įvesti tekstą ir / arba redaguoti Word dokumentą. Tačiau negalite keisti savo duomenų šaltinio programoje "Excel"; jei reikia keisti duomenis, prieš atidarant "Excel" duomenų šaltinį, "Word" pagrindinį dokumentą turite uždaryti.
Įterpiant sujungimo laukus į savo dokumentą yra lengva, atlikdami šiuos veiksmus:
- Pašto jungimo įrankių juostoje spustelėkite mygtuką Įterpti sujungimo laukelį. Bus rodomas dialogo langas Insert Merge Field.
- Pažymėkite lauko, kurį norite įterpti iš sąrašo, pavadinimą ir spustelėkite Įterpti .
- Dėžutė bus atidaryta, leidžianti įterpti daugiau laukų. Jei įterpėte daugiau nei vieną lauką iš eilės, "Word" automatiškai nepideks vietos tarp jūsų dokumento laukų; turite uždaryti dialogo langą. Jūsų dokumente pamatysite lauko pavadinimą, apsuptą dvigubomis rodyklėmis.
- Baigę spustelėkite Uždaryti .
Adresų blokų ir sveikinimų įterpimas - atsargiai
"Microsoft" neseniai pridėjo pašto sujungimo funkciją, leidžiančią įterpti adresų blokus ir pasveikinimo linijas. Spustelėję atitinkamą mygtuką įrankių juostoje, "Word" leis jums vienu metu įterpti kelis laukus, išdėstytus bendrais variantais.
Įterpimo adreso bloko mygtukas yra kairysis; įterpta pasveikinimo linija yra dešinėje pusėje.
Be to, spustelėjus bet kurį mygtuką, "Word" parodo dialogo langą, kuriame pateikiamos tam tikros parinktys, į kuriuos laukus norite įterpti, kaip norite, kad jie būtų išdėstyti, kokie skyrybos ženklai ir kiti. Nors tai atrodo gana paprastas - ir jei naudojate "Word" sukurtą duomenų šaltinį, tai gali kilti nesuprantant, jei naudojate "Excel" darbalapį.
Prisimink, kai rekomenduojama pridėti antraštės eilutę savo darbalapyje šio straipsnio 1 puslapyje? Na, jei pavadinote lauką kažką kita nei tai, ką "Word" naudoja kaip lauko pavadinimą panašiems duomenims, "Word" gali netinkamai atitikti laukus.
Tai reiškia, jei naudojate įterpimo adreso bloką arba įterpiate pasveikinimo linijos mygtukus, duomenys gali būti rodomi kitaip, nei nurodėte, paprasčiausiai todėl, kad etiketės nesutampa. Laimei, "Microsoft" tai tikėjosi ir sukūrė "Match Fields" funkciją, kuri leidžia jums suderinti savo laukų pavadinimus su tais, kuriuos "Word" naudoja blokuose.
Tinkamų laukų naudojimas norint tinkamai pateikti lauko etiketes
Norėdami suderinti laukus, atlikite šiuos veiksmus:
- Spustelėkite " Match Fields" mygtuką įrankių juostoje.
- Dialogo lange "Match Fields" kairėje pusėje pamatysite "Word" laukų pavadinimų sąrašą. Dešinėje dėžutės pusėje pamatysite išskleidžiamųjų laukų stulpelį. Kiekvieno išplečiamojo laukelio pavadinimas yra laukas, kurį "Word" naudoja kiekvienam atitinkamam laukui adreso bloke arba sveikinimo eilutės bloku. Jei norite atlikti bet kokius pakeitimus, išskleidžiamajame laukelyje tiesiog pasirinkite lauko pavadinimą.
- Baigę atlikti pakeitimus spustelėkite Gerai .
Taip pat galite atverti dialogo langą " Match Fields ", spustelėję mygtuką " Match Fields " dialogo langų "Insert Address Block" arba "Sveikinimo linijos" apačioje, kurios abu atsiranda spustelėjus atitinkamą įrankių juostos mygtuką.
Susirašinėjimo dokumentų peržiūra
Prieš pradėdami žiūrėti ir spausdinti sujungtus dokumentus, pastabą apie formatavimą: įterpdami sujungimo laukus į dokumentą, "Word" neperpildo duomenų formato iš duomenų šaltinio.
Taikant specialų formatą iš šaltinio skaičiuoklės
Jei norite taikyti specialų formatavimą, pvz., Kursyvu, paryškinkite arba pabrėžti, tai turite padaryti Word. Jei peržiūrėjote dokumentą su laukeliais, turite pasirinkti dvigubas rodykles abiejose lauko pusėse, į kurias norite taikyti formatavimą. Jei peržiūrėjote sujungtus duomenis dokumente, tiesiog pažymėkite tekstą, kurį norite keisti.
Atminkite, kad bet koks pakeitimas bus atliekamas per visus sujungtus dokumentus, o ne tik atskirus.
Susijungimų dokumentų peržiūra
Jei norite peržiūrėti jungtinius dokumentus, spustelėkite mygtuką " Peržiūrėkite sujungtus duomenis " įrankių juostoje "Pašto sujungimas". Šis mygtukas veikia kaip perjungimo jungiklis, taigi, jei norite grįžti tik į laukus, o ne į jų duomenis, spustelėkite jį dar kartą.
Galite naršyti po susijungusius dokumentus naudodami naršymo mygtukus įrankių juostoje "Mail Merge". Jie yra iš kairės į dešinę: pirmas įrašas , ankstesnis įrašas , eiti į įrašą , kitas įrašas , paskutinis įrašas .
Prieš sujungdami savo dokumentus, turėtumėte peržiūrėti juos visus arba kiek galite, kad galėtumėte patikrinti, ar viskas teisingai sujungta. Ypatingą dėmesį atkreipkite į tokius dalykus kaip skyryba ir tarpai tarp sujungtų duomenų.
Užbaikite savo pašto sujungimo dokumentą
Kai esate pasirengęs sujungti dokumentus, turite du pasirinkimus.
Sujunkite prie spausdintuvo
Pirmasis - sujungti juos su spausdintuvu. Jei pasirinksite šią parinktį, dokumentai bus išsiųsti spausdintuvui be jokių pakeitimų. Galite prisijungti prie spausdintuvo tiesiog spustelėję mygtuką Jungti prie spausdintuvo įrankių juostos.
Sujungti į naują dokumentą
Jei norite suasmeninti kai kuriuos arba visus dokumentus (nors jums būtų protinga, jei norite pridėti pastabų lauką į duomenų šaltinį suasmenintoms pastaboms) arba atlikite kitus pakeitimus prieš spausdindami, galite jas sujungti į naują dokumentą; jei prisijungiate prie naujo dokumento, pagrindinio dokumento sujungimas su paštu ir duomenų šaltinis išliks nepažeistas, bet jūs turėsite antrą failą su susietais dokumentais.
Norėdami tai padaryti, tiesiog spustelėkite mygtuką Jungti į naują dokumento įrankių juostą.
Nepriklausomai nuo pasirinkto metodo, jums bus pateiktas dialogo langas, kuriame galėsite pasakyti "Word", kad sujungtumėte visus įrašus, esamą įrašą ar įrašų asortimentą.
Spustelėkite parinkties mygtuką, esantį šalia norimo pasirinkimo, tada spustelėkite Gerai .
Jei norite sujungti diapazoną, prieš pradėdami spustelėti Gerai, reikės įrašyti įrašų, kuriuos norite įtraukti į sujungimą, pradžios numerį ir galutinį numerį.
Jei pasirinksite spausdinti dokumentus, dialogo langas pasirodys dialogo lange Spausdinti. Galite bendrauti su juo taip pat, kaip ir bet kurio kito dokumento.