01 iš 08
Excel duomenų įvedimo apžvalga
Šioje pamokoje pateikiami kai kurie pagrindiniai DO ir DON'Ts duomenys įvedami į skaičiuoklių programas, tokias kaip "Excel", "Google Spreadsheets" ir "Open Office Calc".
Pirmą kartą teisingai įvedus duomenis, vėliau galėsite išvengti problemų ir palengvinsite daugybės "Excel" įrankių ir funkcijų, tokių kaip formulės ir diagramos, naudojimą.
DOs ir DON'Ts yra:
- Planuokite savo skaičiuoklę
- Įvesdami susijusius duomenis, nepalikite tuščių eilučių ar stulpelių
- Sutaupykite dažnai ir įrašykite į dvi vietas
- Nenaudokite numerių kaip stulpelių pavadinimų ir neuždenkite vienetų su duomenimis
- Ar naudokite ląstelių nuorodas ir pavadinimo diapazonus formulėse
- Neleiskite ląstelių, kurių formulės atrakinta
- Ar rūšiuoti savo duomenis
Planuokite savo skaičiuoklę
Kalbant apie duomenų įvedimą į "Excel", prieš pradedant įvesti, yra gera idėja planuoti šiek tiek.
Žinant, kaip bus naudojamas darbalapis, duomenys, kuriuos jis bus, ir tai, kas bus padaryta naudojant šiuos duomenis, gali labai paveikti galutinį darbalapio lapą.
Planavimas prieš įvedant tekstą gali sutaupyti laiko vėliau, jei skaičiuoklę reikia pertvarkyti, kad ji būtų efektyvesnė ir lengviau dirbti.
Pažymi dėmesį
- Koks yra skaičiuoklės tikslas?
- Kiek duomenų bus laikoma skaičiuoklė?
- Ar reikia diagramų?
- Ar skaičiuoklė bus atspausdinta?
Koks yra skaičiuoklės tikslas?
- Skaičiuoklės tikslas padės nustatyti duomenų vietą, nes svarbiausia informacija turi būti matoma ir lengvai prieinama.
- Kokie skaičiavimai reikalingi? Apskaičiavimai turi įtakos kurioms formules ir funkcijas reikia ir kur jie bus.
Kiek duomenų bus skaičiuoklė laikoma?
Duomenų skaičius, kurį iš pradžių laikys skaičiuoklė, ir kiek vėliau bus pridėta, paveiks naudojamų darbų skaičių.
- Nepamirškite savo duomenų per daug, nes tai gali būti sunku surasti konkrečią informaciją, o skaičiavimai, apimantys kelis lapus, arba darbaknygiai gali pradėti įtakoti "Excel" našumą.
- Didelių darbo lapų atveju kartais naudinga rodyti svarbius stulpelių sumos virš stulpelių antraščių, o ne verčia naudotojus pereiti iki darbalapio apačios, kad pamatytų informaciją.
Ar diagramos reikalingos?
Jei visi ar dalis duomenų turi būti rodomi diagramoje arba diagramose, tai gali turėti įtakos informacijos išdėstymui,
- Atsižvelgiant į diagramos tipą, gali tekti sugrupuoti duomenis kitaip, pvz., Naudojant agregatų diagramų santraukos plotą.
- Didelėms skaičiuoklėms diagramos gali būti perkeltos į atskirus puslapius, kad būtų lengviau išstumti
Ar skaičiuoklė bus spausdinama?
Kaip tvarkyti duomenys gali būti paveikti, jei bus spausdinami visi ar kai kurie duomenys, priklausomai nuo to, ar pasirinktas portretas ar kraštovaizdžio išdėstymas, ir kiek reikia lapų.
- Jei reikia naudoti portreto vaizdą į įprastą raidžių dydžio popierių (8 1/2 X 11), apsvarstykite galimybę pateikti daugumą duomenų eilučių po kelių stulpelių, kad visos pozicijos būtų matomos viename lape.
- Jei reikia kelių lapų, apsvarstykite galimybę spausdinti skilčių antraštes kiekvieno puslapio viršuje, kad duomenų skaitymas būtų lengvesnis.
- Jei reikia spausdinti daugybę duomenų stulpelių, kraštovaizdžio planas gali išlaikyti visas pozicijas viename puslapyje. Vėlgi, jei reikia kelių lapų, spausdinkite kiekvieno puslapio viršuje esančias stulpelių antraštes.
- Jei žemėlapiai turi būti atspausdinti, perkeliant juos į atskirą lapą, galite supaprastinti užduotį.
02 iš 08
Negalima palikti tuščių eilučių ar stulpelių su susijusiais duomenimis
Išlaikant tuščias duomenų eilutes ar stulpelius duomenų lentelėse ar susijusiuose duomenų rinkiniuose gali būti labai sunku tinkamai naudoti keletą "Excel" funkcijų, tokių kaip diagramos, sukimosi lenteles ir tam tikras funkcijas.
Net tuščios eilutės ar stulpelio su duomenimis elementai gali sukelti problemų, kaip parodyta paveikslėlyje aukščiau.
Tuščių vietų nebuvimas taip pat padės "Excel" lengviau aptikti ir pasirinkti visus susijusius duomenis diapazone, jei naudojamos tokios funkcijos kaip rūšiavimas , filtravimas ar automatinis naudojimas.
Užuot palikę tuščias eilutes ar stulpelius, naudokite paryškintuosius ar paryškintus sienų arba formato antraštes ir etiketes, kad būtų galima sugrupuoti duomenis ir lengviau skaityti.
Jei įmanoma, įveskite duomenis stulpelyje.
- Kurdami skaičiuoklę, lentelės pirmojo stulpelio viršuje įrašykite apibūdinamą antraštę su toliau pateiktais duomenimis.
- Jei yra daugiau nei viena duomenų serija, įrašykite juos viena po kitos stulpeliuose (iš kairės į dešinę) su kiekvienos viršutinės duomenų serijos pavadinimu.
Laikyti nesusijusius duomenis atskirti
Vienu metu svarbu išlaikyti susijusius duomenis, tuo pačiu metu gali būti naudinga atskirti nesusijusius duomenų grupes .
Jei paliksite tuščius stulpelius ar eilutes tarp skirtingų duomenų grupių ar kitų darbalapyje esančių duomenų, "Excel" bus dar lengviau teisingai aptikti ir pasirinkti atitinkamus duomenų grupes ar lenteles.
03 iš 08
Ar "Išsaugoti dažnai"
Dažnai svarbu išsaugoti savo darbą, negalima pervertinti - ar per daug dažnai pasakoma.
Žinoma, jei naudojate internetinę skaičiuoklę, pvz., "Google" skaičiuokles ar "Excel Online", tada taupymas nėra problema, nes nei viena programa neturi galimybės išsaugoti, o darbo automatiškai išsaugoti.
Kompiuterinių programų atveju, po dviejų ar trijų pakeitimų - ar jie prideda duomenis, pakeičia formatavimą, ar įveda formulę - išsaugokite darbalapį.
Jei tai atrodo per daug, išsaugokite bent kas dvi ar tris minutes.
Nors kompiuterių ir kompiuterių programinės įrangos stabilumas per pastaruosius keletą metų gerokai pagerėjo, programinė įranga vis tiek sugenda, vis tiek atsiranda elektros energijos tiekimo sutrikimų, o kiti žmonės kartais perkelia maitinimo laidą ir ištraukia jį iš sieninio lizdo.
O kai tai atsitiks, bet kokio duomenų kiekio praradimas - didelis ar mažas - tik padidins jūsų darbo krūvį, kai bandysite rekonstruoti tai, ką jau padarėte.
"Excel" turi automatinio išsaugojimo funkciją, kuri paprastai veikia labai gerai, tačiau neturėtų būti remiamasi. Įsivaizduokite, kaip išsaugoti savo duomenis dažnai.
Nuorodos į taupymą
Taupymas neturi būti sudėtinga užduotis perkelti pelę į juostelę ir spustelėti piktogramas, įprasti išsaugoti įprotį naudodamiesi sparčiuoju klaviatūros kombinacija:
Ctrl + S
Ar įrašykite dvi vietas
Kitas taupymo aspektas, kurio negalima pervertinti, yra taupymo svarba dviem skirtingoms vietoms.
Antroji vieta, žinoma, yra atsarginė kopija, ir ji daug kartų sakoma: "Atsarginės kopijos yra kaip draudimas: turėkite vieną, o jūs tikriausiai to nereikės, jos neturite, o tikriausiai būsite".
Geriausias atsarginės kopijos yra tas, kuris yra kitokioje fizinėje vietoje nei originalas. Galų gale, koks yra dalykas, kad turi dvi kopijas failo, jei jie
- yra tame pačiame kietajame diske, kurio nepavyksta?
- tame pačiame kompiuteryje, kuris pavogtas?
- tame pačiame pastate, kuris degina žemę?
Žiniatinklio atsarginės kopijos
Vėlgi atsarginės kopijos kūrimas neturi būti sudėtinga ar daug laiko reikalaujanti užduotis.
Jei saugumas nėra problema - darbalapyje yra jūsų DVD įrašų sąrašas - elektroniniu paštu atsiųsdami kopiją naudodami žiniatinklio paštą, kad kopija išliktų serveryje, tikriausiai pakanka.
Jei saugumas yra problema, žiniatinklio saugykla vis dar yra pasirinkimas, nors tai yra tokia įmonė, kuri specializuojasi tokio pobūdžio dalykų, ir už tai moka mokesčius.
Atsižvelgiant į internetines skaičiuokles, galbūt programos savininkai atsarginę kopiją savo serveriuose - ir tai apima visus naudotojo duomenis. Tačiau, norėdami būti saugūs, atsisiųskite failo kopiją į savo kompiuterį.
04 iš 08
Nenaudokite numerių kaip stulpelių pavadinimų ir neuždenkite vienetų su duomenimis
Naudodami stulpelių viršuje ir eilučių pradžioje naudokite antraštes, kad galėtumėte identifikuoti savo duomenis, nes tokios operacijos, kaip antai rūšiavimas, yra daug lengviau, tačiau nesinaudokite tokiais skaičiais kaip 2012 m., 2013 m. Ir tt.
Kaip parodyta paveikslėlyje aukščiau, skaičiuojant galima netyčia įtraukti stulpelių ir eilučių pavadinimus, kurie yra tik skaičiai. Jei jūsų formulėse yra tokių funkcijų kaip:
kuri automatiškai parenka funkcijos argumentų duomenų diapazoną.
Paprastai tokioms funkcijoms pirmiausia ieškoma skaičių stulpelių virš jų, kur jie yra, o paskui kairėje eilučių skaičių, o visos pozicijos, kurios yra tik skaičiai, bus įtraukti į pasirinktą diapazoną.
Skaičiai, naudojami kaip eilučių antraštės, taip pat gali būti klaidingi kaip kitos duomenų grupės, jei jos pasirinktos kaip diagramos intervalo dalis, o ne kaip ašies etiketės.
Formuliuoti numerius pavadinimuose langeliuose kaip tekstą arba sukurti teksto etiketes prieš kiekvieną skaičių su apostrofu (') - pvz., "2012" ir "2013". Apostropė nerodoma ląstelėje, tačiau jis keičia skaičių į tekstinius duomenis.
Laikykite vienetus pozicijose
Nei: įveskite valiutą, temperatūrą, atstumą ar kitus vienetus į kiekvieną langelį su numerių duomenimis.
Jei tai padarysite, yra didelė tikimybė, kad "Excel" arba "Google" skaičiuoklė visus duomenis peržiūrės kaip tekstą.
Vietoje to reikia įterpti vienetus į stulpelio viršuje esančias antraštes, kurios, kaip ir bus, užtikrins, kad šios antraštės būtų bent jau tekstas ir nekurtų aptariamos problemos.
Tekstas į kairę, skaičiai į dešinę
Greitas būdas pasakyti, ar turite teksto ar numerio duomenis, yra patikrinti ląstelėje esančių duomenų derinimą. Pagal numatytuosius nustatymus tekstiniai duomenys yra išdėstyti kairėje "Excel" ir "Google" skaičiuoklėse, o skaičių duomenys yra išdėstyti dešinėje ląstelėje.
Nors šis numatytasis derinimas gali būti lengvai pakeistas, formatavimas paprastai netaikomas, kol po visų duomenų ir formulių nebuvo įvestas, todėl numatytasis derinimas gali suteikti jums pradinį paaiškinimą, kad darbe yra kažkas netinkamo.
Procentų ir valiutos simboliai
Geriausias visų duomenų įvedimo į darbalapį būdas yra įvesti tik paprastą numerį ir formatuoti langelį, kad būtų rodomas tinkamas numeris, ir tai apima procentus ir sumas valiuta.
Tačiau "Excel" ir "Google" skaičiuoklės priima procentinius simbolius, kurie įvedami į langelį kartu su skaičiumi, ir abu taip pat pripažįsta bendrų valiutų simbolius, pvz., Dolerio ženklą ($) arba britų svaro simbolį (£), jei jie įvedami į ląstelė kartu su numerių duomenimis, bet kiti valiutos simboliai, pvz., Pietų Afrikos Randas (R), tikriausiai bus aiškinami kaip tekstas.
Kad išvengtumėte galimų problemų, atlikite aukščiau paminėtą geriausią praktiką ir įveskite sumą, tada formatuokite langelį valiutai, o ne įvedate valiutos simbolį.
05 iš 08
Ar naudokite ląstelių nuorodas ir pavadinimo diapazonus formulėse
Tiek ląstelių nuorodos, tiek pavadinimų diapazonai gali būti ir turėtų būti naudojami formulėse, kad būtų galima greičiau ir lengviau laikytis formulių ir išplėsti visą darbo lapą be klaidų ir atnaujinti.
- Ląstelių nuorodos yra ląstelės stulpelio raidės ir eilės numeris, pvz., A1, B23 ir W987, derinys, ir jie naudojami nustatant duomenų vietą darbalapyje.
- Nurodytas diapazonas ar apibrėžtas vardas yra panašus į ląstelės nuorodą, nes jis naudojamas ląstelių ar darbų lapų diapazono identifikacijai.
Nuorodos į duomenis Formulėse
Formulės yra naudojamos "Excel" atlikti skaičiavimus, tokius kaip pridėjimas arba atimtis.
Jei faktiniai skaičiai yra įtraukti į formules - pavyzdžiui:
= 5 + 3
Kiekvieną kartą, kai duomenys keičiasi - pasakykite 7 ir 6, formulė turi būti redaguojama ir skaičiai keičiami, todėl formulė tampa:
= 7 + 6
Jei vietoj to duomenys įvedami į lakštus darbalapyje, ląstelių nuorodos arba diapazono pavadinimai gali būti naudojami formulėje, o ne skaitmenyse.
Jei numeris 5 įrašomas į ląstelę A 1 ir 3 į ląstelę A2, formulė tampa:
= A1 + A2
Norėdami atnaujinti duomenis, pakeiskite ląstelių A1 ir A2 turinį, tačiau formulė išlieka ta pati - "Excel" automatiškai atnaujina formulės rezultatus.
Laiko ir pastangų taupymas padidėja, jei darbalapyje yra sudėtingesnių formulių, o daugelyje formulių nurodomi tie patys duomenys, nes duomenys turi būti keičiami tik vienoje vietoje, o visos nuorodos, kuriose ji yra, bus atnaujintos.
Naudojant ląstelių nuorodas ar pavadintus diapazonus, jūsų darbalapis taip pat saugesnis, nes jis leidžia apsaugoti formules nuo netyčinių pakeitimų, paliekant duomenų ląsteles, kurios tampa prieinamos.
Nurodymas Duomenys
Kitas "Excel" ir "Google Spreadsheets" ypatumas yra tai, kad jie leidžia įvedinėti ląstelių nuorodas ar diapazono pavadinimus į formules naudodami nukreipimą - tai reiškia, kad paspaudę langelį įveskite nuorodą į formulę.
Nurodymas sumažina klaida, atsiradusi dėl to, kad įvedėte netinkamą langelio nuorodą arba neteisingai įrašėte diapazono pavadinimą.
Norėdami pasirinkti duomenis, naudokite vardinius diapazonus
Pateikdamas susijusių duomenų srities pavadinimą, žymiai lengviau pasirinkti duomenis atliekant rūšis ar filtravimo operacijas.
Jei duomenų zonos dydis pasikeičia, pavadinimo diapazonas gali būti lengvai redaguojamas naudojant vardų tvarkyklę .
06 iš 08
Nepalikite ląstelių, kurių sudėtyje yra neužkrėstų formų
Praėjus tiek daug laiko, kad būtų ištaisytos jų formulės ir būtų naudojamos teisingos ląstelių nuorodos, daugelis žmonių daro klaidą, paliekant šias formules pažeidžiamas atsitiktinių ar tyčinių pokyčių.
Įdėdami duomenis į lakštus į darbalapį ir po to nurodydami, kad duomenys pateikiami formulėse, ląstelės su formulėmis gali būti užrakintos ir prireikus apsaugotos slaptažodžiu, kad jie būtų saugūs.
Tuo pačiu metu ląstelės su duomenimis gali būti paliktos atrakinamos, kad lengvai būtų galima įvesti pakeitimus, siekiant išlaikyti skaičiuoklės atnaujinimą.
Darbalapio ar darbo knygos apsauga yra dviejų etapų procesas:
- Įsitikinkite, kad teisingos ląstelės yra užrakintos
- Taikykite apsauginio lapo parinktį - ir, jei norite, pridėkite slaptažodį
07 iš 08
Ar rūšiuoti savo duomenis
Ar sugalvok savo duomenis, kai baigsite jį įvesti.
"Excel" arba "Google Spreadsheets" nedidelis nerūšiuotų duomenų kiekis yra dažniausiai problema, tačiau dėl to, kad padidėja duomenų kiekis, sunku efektyviai dirbti su ja.
Suretuoti duomenys yra lengviau suprantami ir analizuojami, o kai kurioms funkcijoms ir priemonėms, tokioms kaip VLOOKUP ir SUBTOTAL, reikalingi rūšiuojami duomenys, siekiant grąžinti teisingus rezultatus.
Be to, įvairiais būdais galite rūšiuoti savo duomenis, kad būtų lengviau nustatyti tendencijas, kurios iš pradžių nėra akivaizdžios.
Rūšiuojamų duomenų pasirinkimas
Kol duomenys gali būti rūšiuojami, "Excel" turi žinoti tikslią rūšiuotą rūšį, kuri paprastai turi būti rūšiuojama. Paprastai "Excel" yra gana gera pasirinkus susijusių duomenų sritis - tol, kol ji buvo įvesta,
- Nebuvo palikta tuščių eilučių ar stulpelių atitinkamų duomenų srityje;
- tarp tariamų duomenų sričių buvo paliktos tuščios eilutės ir stulpeliai.
"Excel" netgi tiksliai nustatys, ar duomenų srityje yra laukų pavadinimai, ir išskirti šią eilutę iš rūšiuojamų įrašų.
Tačiau leidžiant "Excel" pasirinkti rūšiuotą rūšiuotę gali būti rizikinga, ypač jei yra daug duomenų, kuriuos sunku patikrinti.
Vardų naudojimas duomenų pasirinkimui
Norint įsitikinti, kad pasirinkti teisingi duomenys, prieš pradėdami rūšiuoti pažymėkite diapazoną.
Jei tas pats diapazonas turi būti rūšiuojamas pakartotinai, geriausias būdas yra suteikti jam aName.
Jei įvardijimas nustatomas pagal rūšiuotą eilutę, įveskite vardą į vardo laukelį arba pasirinkite jį iš atitinkamo išskleidžiamojo sąrašo, o "Excel" automatiškai paryškins teisingą duomenų lapo diapazoną.
Paslėptos eilutės ir stulpeliai ir rūšiavimas
Rūšiuojant paslėptos duomenų eilutės ir stulpeliai nėra perkeliami, todėl jie turi būti neminimi prieš atliekant rūšiavimą.
Pvz., Jei 7 eilutė yra paslėpta ir yra suskirstytų į duomenų asortimentą dalis, ji liks kaip 7 eilutė, o ne kaip perkėlimas į jo teisingą vietą dėl rūšiavimo.
Tas pats pasakytina ir apie duomenų stulpelius. Rūšiavimas pagal eilutes apima duomenų stulpelių pertvarkymą, bet jei stulpelis B yra paslėptas prieš rūšiavimą, jis liks kaip B stulpelis ir nebus pertvarkytas su kitais surūšiuoto diapazono stulpeliais.
08 iš 08
Visi numeriai turėtų būti parduotuvių kaip numeriai
Problema: Patikrinkite, ar visi numeriai yra saugomi kaip skaičiai. Jei rezultatai yra ne tai, ko tikėjotės, stulpelyje gali būti numerių, saugomų kaip teksto, o ne kaip skaičiai. Pavyzdžiui, neigiami numeriai, importuoti iš kai kurių apskaitos sistemų arba skaičius, įvestas su pirmaujančia "(apostrofa), yra saugomi kaip tekstas.
Kai greitai rūšiškite duomenis naudodamiesi mygtuku AZ arba ZA, viskas gali būti baisiai klaidingas. Jei duomenų lauke yra tuščia eilutė arba tušti stulpeliai, dalis duomenų gali būti rūšiuojama, o kiti duomenys ignoruojami. Įsivaizduokite netvarka, jei neturėsite vardų ir telefono numerių arba jei užsakymai bus nukreipti į klaidingus klientus!
Lengviausias būdas užtikrinti, kad prieš rūšiavimą būtų pasirinktas tinkamas duomenų diapazonas, yra suteikti jam vardą.
Antroji prielaida daro įtaką tai, ką "Excel" rūšiuoja. Jei pasirinkote vieną langelį, "Excel" išplečia pasirinkimą, kad pasirinktumėte diapazoną (panašiai kaip paspaudę Ctrl + Shift + 8), apribotą vienu ar keliais tuščiais stulpeliais ir eilėmis. Tada jis tiria pirmąją eilutę pasirinktoje srityje, kad nustatytų, ar juose yra antraštės informacijos, ar ne.
Štai kur rūšiuoti įrankių juostos įrankiais gali būti sudėtinga - jūsų antraštė (darant prielaidą, kad turite) turi atitikti tam tikras griežtas gaires, kad "Excel" galėtų jį atpažinti kaip antraštę. Pavyzdžiui, jei antraštės eilutėje yra tuščių langelių, "Excel" gali manyti, kad tai nėra antraštė. Panašiai, jei antraštės eilutė yra suformatuojama taip pat, kaip ir kitos eilutės duomenų diapazone, ji gali ją nepapažinti. Taip pat, jei jūsų duomenų lentelė susideda tik iš teksto, o antraštės eilutėje yra nieko, išskyrus tekstą, "Excel" beveik visą laiką nepavyks atpažinti antraštės eilutės. (Eilutė atrodo lygiai taip pat, kaip kitą duomenų eilutę į "Excel".)
Tik pasirinkus diapazoną ir nustatydamas, ar yra antraštės eilutė, "Excel" atliks faktinį rūšiavimą. Kaip jums malonu su rezultatais, priklauso nuo to, ar "Excel" gavo tiek diapazono pasirinkimą, tiek ir antraštės eilutės nustatymą. Pavyzdžiui, jei "Excel" nemano, kad turite antraštės eilutę, o jūs, jūsų antraštė yra surūšiuota į duomenų bazę; tai apskritai yra blogas dalykas.
Norėdami įsitikinti, kad jūsų duomenų diapazonas yra teisingai atpažintas, naudokite "Ctrl + Shift + 8" nuorodą, kad pamatytumėte, ką "Excel" pasirenka; tai bus kas rūšiuota. Jei jis neatitinka jūsų lūkesčių, tuomet turite pakeisti lentelės duomenų pobūdį arba prieš pasirinkdami dialogo langą Rūšiuoti pasirinkite duomenų diapazoną.
Norėdami įsitikinti, kad jūsų antraštė tinkamai atpažįstama, naudokite spartą Ctrl + Shift + 8, kad pasirinktumėte duomenų diapazoną, tada pažiūrėkite į pirmąją eilutę. Jei jūsų antraštėje yra tuščių langelių tarp tų, kurie buvo pasirinkti pirmojoje eilutėje, arba pirmoji eilutė yra suformatuojama kaip antroji eilutė arba pasirinkta daugiau nei viena antraštės eilutė, tada "Excel" reiškia, kad jūs neturite jokių antraščių eilučių. Norėdami tai ištaisyti, atlikite pakeitimus antraštės eilutėje, kad įsitikintumėte, jog ji Excel tinkamai atpažįsta.
Galiausiai visi statymai gali būti išjungiami, jei jūsų duomenų lentelėje naudojami kelių eilučių antraštės. "Excel" sunku juos atpažinti. Sujungsite problemą, kai tikitės, kad tame antraštėje tuščias eilutes; tai tiesiog negali tai padaryti automatiškai. Tačiau galite tiesiog pasirinkti visas eilutes, kurias norite rūšiuoti, prieš atliekant rūšiuoti. Kitaip tariant, būkite specifiniai, ko norite "Excel" rūšiuoti; neleiskite "Excel" padaryti jums prielaidų.
Datos ir laikai, saugomi kaip tekstas
Jei rūšiavimo pagal datą rezultatai neišsiskleidžiami, kaip tikėtasi, stulpelyje su raktų klavišu gali būti datų arba laikų, kurie saugomi kaip tekstiniai duomenys, o ne kaip skaičiai (datos ir laikas yra tik suformatuoto numerio duomenys).
Aukščiau pateiktame paveikslėlyje A. Petersono įrašas pasirodė sąrašo apačioje, kai pagal skolinimosi datą - 2014 m. Lapkričio 5 d. - įrašas turėjo būti viršytas už A. Wilsono įrašą, kuris taip pat turi skolinimosi datą lapkričio 5 d.
Netikėtų rezultatų priežastis yra tai, kad A. Petersono skolinimosi data buvo išsaugota kaip tekstas, o ne kaip skaičius
Mišri duomenys ir greitos rūšys.
Naudodami greito rūšiavimo metodą įrašai, kuriuose yra teksto ir numerio duomenų, sumaišomi, "Excel" rūšiuoja numerį ir tekstinius duomenis atskirai - įrašus su tekstiniais duomenimis pateikia išrūšiuoto sąrašo apačioje.
"Excel" taip pat gali sudaryti rūšiavimo rezultatų stulpelių pavadinimus - juos interpretuoti kaip tik kitą teksto duomenų eilutę, o ne kaip duomenų lentelės laukų pavadinimus.
Rūšiuoti įspėjimai - rūšiuoti dialogo langą
Kaip parodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje, jei naudojamas dialogo langas Rūšiuoti, netgi vieno stulpelio rūšims, "Excel" parodo pranešimą, įspėjantį, kad jis susidūrė su duomenimis, saugomais kaip tekstas, ir suteikia jums galimybę:
Rūšiuoti viską, kas atrodo kaip skaitmuo kaip skaičius
Rūšiuoti skaičiai ir skaičiai saugomi kaip tekstas atskirai
Jei pasirinksite pirmąją parinktį, "Excel" bandys teksto duomenis pateikti teisingoje rūšiavimo rezultatų vietoje.
Pasirinkite antrąją parinktį, o "Excel" surinks įrašus, kuriuose yra teksto duomenų, rūšiavimo rezultatų apačioje, kaip ir greitai.