01 iš 08
Duomenų įvedimo Excel formoje naudojimas
Naudojant "Excel" sukurtą duomenų įvedimo formą yra greitas ir paprastas būdas įvesti duomenis į "Excel" duomenų bazę .
Naudodami formą galite:
- paleisti naują duomenų bazės lentelę arba pridėti naujus įrašus į esamą
- vienu metu slinkite per duomenų įrašus
- ieškoti įrašų, kuriuose yra konkrečios informacijos
- jei reikia, redaguoti arba ištrinti atskirus įrašus
Susipažinkite su atitinkama mokymo programa: " Excel 2010/2007" duomenų įvedimo forma .
02 iš 08
Duomenų bazių laukų pavadinimų pridėjimas
Kaip minėta anksčiau, viskas, ką turime padaryti, norint naudoti "Excel" duomenų įvedimo formą, yra pateikti stulpelių antraštes ar laukų pavadinimus, kurie bus naudojami mūsų duomenų bazėje.
Lengviausias būdas pridėti laukų pavadinimus į formą yra jų įvedimas į lakštus savo darbalapyje . Į formą galite įtraukti iki 32 laukų pavadinimų.
Į langelius nuo A1 iki E1 įrašykite šias antraštes:
Studento pažymėjimas
Pavardė
Pradinis
Amžius
Programa
03 iš 08
Duomenų įvedimo formos atidarymas
Pastaba: pagalbos pavyzdžiu skaitykite aukščiau esantį vaizdą.
- Spustelėkite langelį A2, kad jis taptų aktyvia ląstele .
- Spustelėkite meniu Duomenys> Form .
- Formos atidarymas pirmiausia išvedys iš "Excel" pranešimų dėžutę, kurioje yra keletas parinkčių, susijusių su pridedant antraštes į formą.
- Kadangi mes jau įvedėme laukų pavadinimus, kuriuos norime naudoti kaip antraštes, viskas, ką turime padaryti, yra žinutės laukelyje spustelėkite Gerai .
- Forma, kurioje yra visi laukų pavadinimai, turėtų būti rodoma ekrane.
04 iš 08
Duomenų įrašų pridėjimas su forma
Pastaba: pagalbos pavyzdžiu skaitykite aukščiau esantį vaizdą.
Kai duomenų antraštės buvo įtrauktos į formą, pridedant įrašus į duomenų bazę, paprasčiausiai reikia įvesti duomenis teisingoje eilėje į formos laukus.
Pavyzdiniai įrašai
Pridėkite šiuos įrašus į duomenų bazę, įvesdami duomenis į formos laukus šalia teisingų antraščių. Paspaudę mygtuką " Naujas ", įvedus pirmąjį įrašą, išvalykite antrojo įrašo laukus.
StudentID : SA267-567
Pavardė : Jonesas
Pradinis : B.
Amžius : 21
Programa : kalbos
StudentID : SA267-211
Pavardė : Williams
Pirminis : J.
Amžius : 19
Programa : Mokslas
Patarimas: įvesdami labai panašius duomenis, pvz., Studento ID numerius (tik skaičiai po brūkšnio yra skirtingi), naudokite kopijuoti ir įklijuoti, kad pagreitintų ir supaprastintumėte duomenų įvedimą.
05 iš 08
Duomenų įrašų pridėjimas su forma (Con't)
Pastaba: pagalbos pavyzdžiu skaitykite aukščiau esantį vaizdą.
Norėdami pridėti likusius įrašus į pamokų duomenų bazę, naudokite formą, kad galėtumėte įvesti likusius duomenis, esančius paveikslėlyje aukščiau, į langelius nuo A4 iki E11.
06 iš 08
Naudojant formos duomenų įrankius
Pastaba: pagalbos pavyzdžiu skaitykite aukščiau esantį vaizdą.
Pagrindinė problema, susijusi su duomenų baze, yra duomenų vientisumo išlaikymas, nes failas didėja. Tam reikia:
- nustatant duomenų klaidas arba atnaujinant atskirus įrašus
- ištrinant pasenusius arba pasikartojančius įrašus
Duomenų įvedimo formoje yra keletas įrankių dešinėje pusėje, todėl lengvai galima rasti ir taisyti ar ištrinti įrašus iš duomenų bazės.
Šios priemonės yra:
- Mygtukai " Rasti pirmiau" ir " Rasti kitą" - tai leidžia jums slinkti pirmyn ir atgal per duomenų bazę vienu įrašu vienu metu.
- " Delete" mygtukas - tai naudojama ištrinti įrašus iš duomenų bazės.
- Atkūrimo mygtukas - Šis mygtukas gali būti naudojamas norint atšaukti redaguojamo įrašo pakeitimus. Kartais mes padarome klaidingus įrašo pakeitimus arba net net nepakeitė netinkamo įrašo. Jei taip, atkūrimo mygtuką galima naudoti norint atšaukti šiuos pakeitimus.
- Pastaba: atkūrimo mygtukas veikia tik tada, kai formoje yra įrašas. Kai tik pateksite į kitą įrašą arba uždarote formą, atkūrimo mygtukas tampa neaktyvus.
- Kriterijų mygtukas leidžia jums ieškoti duomenų bazėje įrašų pagal konkrečius kriterijus, pvz., Vardą, amžių ar programą. Kriterijų mygtuko naudojimas yra įtrauktas į sekantį žingsnį .
07 iš 08
Ieškoti įrašų naudojant vieno lauko pavadinimą
Kriterijų mygtukas leidžia jums ieškoti duomenų bazėje įrašams, kuriuose naudojamas vienas ar daugiau laukų pavadinimų - pvz., Vardas, amžius ar programa.
Pastaba: pagalbos pavyzdžiu skaitykite aukščiau esantį vaizdą.
- Spustelėkite mygtuką " Kriterijai " formoje.
- Paspaudus mygtuką Kriterijai, išvalomi visi formos laukai, tačiau neištrinami jokie duomenys iš duomenų bazės.
- Spustelėkite lauką " Programos" ir įrašykite " Menas", nes norime ieškoti visų studentų, įstojusių į menų programą kolegijoje.
- Spustelėkite mygtuką Rasti kitą . H. Thompsono rekordas turėtų pasirodyti tokioje formoje, kokia ji yra įtraukta į meno programą.
- Antrą ir trečią kartą spustelėkite mygtuką " Surasti kitą ", o " J. Graham" ir " W. Henderson " įrašai turi atrodyti vienas po kito, nes jie taip pat yra įtraukti į meno programą.
Kitas žingsnio žingsnis apima pavyzdžių, kai ieškoma kelių kriterijų atitinkančių įrašų.
08 iš 08
Ieškoti įrašų naudojant kelis laukų pavadinimus
Kriterijų mygtukas leidžia jums ieškoti duomenų bazėje įrašams, kuriuose naudojamas vienas ar daugiau laukų pavadinimų - pvz., Vardas, amžius ar programa.
Pastaba: pagalbos pavyzdžiu skaitykite aukščiau esantį vaizdą.
Šiame pavyzdyje ieškosime visų 18 metų amžiaus besimokančiųjų ir dalyvaus kolegijos menų programoje. Formoje turi būti rodomi tik tie įrašai, kurie atitinka abu kriterijus.
- Spustelėkite mygtuką " Kriterijai " formoje.
- Spustelėkite amžiaus sritį ir įveskite 18 .
- Spustelėkite lauką Programos ir įveskite meniu.
- Spustelėkite mygtuką Rasti kitą . H. Thompsono rekordas turėtų pasirodyti formoje, nes jai yra 18 metų ir jis įtrauktas į meno programą.
- Antrą kartą spustelėkite mygtuką " Surasti kitą ", o " J. Graham" įrašas turėtų pasirodyti, nes jis ir 18 metų, ir įtrauktas į meno programą.
- Trečią kartą spustelėkite mygtuką Rasti kitą ir J. Grahamo įrašas vis tiek bus matomas, nes nėra kitų įrašų, kurie atitiktų abu kriterijus.
Šio pavyzdžio W. Hendersono įrašas neturėtų būti rodomas, nes, nors jis yra įtrauktas į Menų programą, jam nėra 18 metų, todėl jis neatitinka abiejų paieškos kriterijų.