Excel duomenų įvedimo forma

Išsamios duomenų įvedimo instrukcijos

Naudojant "Excel" sukurtą duomenų įvedimo formą yra greitas ir paprastas būdas įvesti duomenis į "Excel" duomenų bazę .

Naudodami formą galite:

• paleisti naują duomenų bazės lentelę arba pridėti naujus įrašus į esamą
• vienu metu slinkite per duomenų įrašus
• ieškoti įrašų, kuriuose yra konkrečios informacijos
• redaguoti arba ištrinti atskirus įrašus, jei reikia

Apie Įtraukti duomenų įvedimo formos piktogramą į greito prieigos įrankių juostą

Duomenų įvedimo forma yra viena iš "Excel" integruotų duomenų įrankių. Norint naudotis viską, ką jums reikia padaryti, tai nurodyti stulpelių pavadinimus, kurie bus naudojami jūsų duomenų bazėje, spustelėkite formos piktogramą, o "Excel" atliks visa kita.

Tačiau, kad viskas būtų sudėtingesnė, nuo "Excel 2007" "Microsoft" nusprendė neįtraukti formos piktogramos į juostelę.

Pirmasis žingsnis į duomenų įvedimo formos naudojimą yra "Quick Access Toolbar" formato piktogramos pridėjimas, kad galėtume jį naudoti.

Tai vienkartinė operacija. Pridėjus, formos piktograma lieka prieinama sparčiosios prieigos įrankių juostoje.

Duomenų įvedimo formos mygtuko paieška

"Quick Access" įrankių juosta naudojama norint išsaugoti "Excel" dažnai naudojamų funkcijų nuorodas. Taip pat galite pridėti tiesioginius "Excel" funkcijų, kurių nėra juostoje, nuorodas.

Viena iš šių funkcijų - duomenų įvedimo forma.

Duomenų forma yra greitas ir paprastas būdas įtraukti duomenis į "Excel" duomenų bazės lentelę.

Tačiau dėl kokių nors priežasčių "Microsoft" nusprendė ne pridėti formą į vieną iš skirtukų juostos, prasidedančios Excel 2007.

Toliau pateikiami veiksmai, parodantys, kaip pridėti formos piktogramą prie greito prieigos įrankių juostos.

Pridėkite duomenų formą prie greito prieigos įrankių juostos

1. Spustelėkite rodyklę žemyn sparčiosios prieigos įrankių juostos pabaigoje, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu.
2. Iš sąrašo pasirinkite Daugiau komandų, kad atidarytumėte dialogo langą " Tinkinti sparčiosios prieigos įrankių juostą".
3. Spustelėkite rodyklę žemyn, esančią eilutės " Pasirinkti komandą" pabaigoje, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu.
4. Iš sąrašo pasirinkite Visus komandus, kad pamatytumėte visas "Excel 2007" komandas, esančias kairiojoje srityje.
5. Peržiūrėkite šį abėcėlinį sąrašą, norėdami rasti formos komandą.
6. Spustelėkite mygtuką Pridėti tarp komandų eilutės, norėdami įtraukti komandą Formą į greito prieigos įrankių juostą.
7. Spustelėkite Gerai .

Dabar formos mygtukas turi būti įtrauktas į greito prieigos įrankių juostą.

Duomenų bazių laukų pavadinimų pridėjimas

Kaip minėta anksčiau, viskas, ką turime padaryti, norint naudoti "Excel" duomenų įvedimo formą, yra pateikti stulpelių antraštes ar laukų pavadinimus, kurie bus naudojami mūsų duomenų bazėje.

Lengviausias būdas pridėti laukų pavadinimus į formą yra jų įvedimas į lakštus savo darbalapyje. Į formą galite įtraukti iki 32 laukų pavadinimų.

Į langelius nuo A1 iki E1 įrašykite šias antraštes:

Studento pažymėjimas
Pavardė
Pradinis
Amžius
Programa

Duomenų įvedimo formos atidarymas

Duomenų įvedimo formos atidarymas

1. Spustelėkite langelį A2, kad jis taptų aktyvia ląstele .
2. Spustelėkite formos piktogramą, kuri buvo pridėta prie "Quick Access Toolbar" 2 puslapyje.
3. Paspaudus formos piktogramą, pasirodys "Excel" pranešimų langelis, kuriame yra keletas parinkčių, susijusių su pridedant antraštes į formą.
4. Kadangi mes jau įvedėme laukų pavadinimus, kuriuos norime naudoti kaip antraštes, viskas, ką turime padaryti, yra žinutės laukelyje spustelėkite Gerai .
5. Forma, kurioje yra visi laukų pavadinimai, turėtų būti rodoma ekrane.

Duomenų įrašų pridėjimas su forma

Duomenų įrašų pridėjimas su forma

Kai duomenų antraštės buvo įtrauktos į formą, pridedant įrašus į duomenų bazę, paprasčiausiai reikia įvesti duomenis teisingoje eilėje į formos laukus.

Pavyzdiniai įrašai

Pridėkite šiuos įrašus į duomenų bazę, įvesdami duomenis į formos laukus šalia teisingų antraščių. Paspaudę mygtuką " Naujas ", įvedus pirmąjį įrašą, išvalykite antrojo įrašo laukus.

1. StudentID : SA267-567
   Pavardė : Jonesas
   Pradinis : B.
   Amžius : 21
   Programa : kalbos
   
   StudentID : SA267-211
   Pavardė : Williams
   Pirminis : J.
   Amžius : 19
   Programa : Mokslas

Patarimas: įvesdami labai panašius duomenis, pvz., Studento ID numerius (tik skaičiai po brūkšnio yra skirtingi), naudokite kopijuoti ir įklijuoti, kad pagreitintumėte ir supaprastintumėte duomenų įvedimą.

Norėdami pridėti likusius įrašus į pamokų duomenų bazę, naudokite formą, kad galėtumėte įvesti likusius duomenis, esančius paveikslėlyje aukščiau, į langelius nuo A4 iki E11.

Duomenų įrašų pridėjimas su forma (con't)

Norėdami pridėti likusius įrašus į pamokų duomenų bazę, naudokite formą, kad galėtumėte įvesti likusius čia rodomus duomenis į langelius nuo A4 iki E11.

Naudojant formos duomenų įrankius

Pagrindinė problema, susijusi su duomenų baze, yra duomenų vientisumo išlaikymas, nes failas didėja. Tam reikia:

• nustatant duomenų klaidas arba atnaujinant atskirus įrašus.
• ištrinant pasenusius arba pasikartojančius įrašus.

Duomenų įvedimo formoje yra keletas įrankių dešinėje pusėje, todėl lengvai galima rasti ir taisyti ar ištrinti įrašus iš duomenų bazės.

Šios priemonės yra:

• Mygtukai " Rasti pirmiau" ir " Rasti kitą" - tai leidžia jums slinkti pirmyn ir atgal per duomenų bazę vienu įrašu vienu metu.
• " Delete" mygtukas - tai naudojama ištrinti įrašus iš duomenų bazės.
• Atkūrimo mygtukas - Šis mygtukas gali būti naudojamas norint atšaukti redaguojamo įrašo pakeitimus. Kartais mes padarome klaidingus įrašo pakeitimus arba net net nepakeitė netinkamo įrašo. Jei taip, atkūrimo mygtuką galima naudoti norint atšaukti šiuos pakeitimus.
• Pastaba: mygtukas "Atkurti" veikia tik tada, kai formoje yra įrašas. Kai tik pateksite į kitą įrašą arba uždarote formą, atkūrimo mygtukas tampa neaktyvus.
• Kriterijų mygtukas leidžia jums ieškoti duomenų bazėje įrašų pagal konkrečius kriterijus, pvz., Vardą, amžių ar programą. Kriterijų mygtuko naudojimas yra įtrauktas į sekantį žingsnį.

Ieškoti įrašų naudojant vieno lauko pavadinimą

Kriterijų mygtukas leidžia jums ieškoti duomenų bazėje įrašams, kuriuose naudojamas vienas ar daugiau laukų pavadinimų, pvz., Vardas, amžius ar programa.

Ieškoti įrašų naudojant vieno lauko pavadinimą

1. Spustelėkite mygtuką " Kriterijai " formoje.
2. Paspaudus mygtuką Kriterijai, išvalomi visi formos laukai, tačiau neištrinami jokie duomenys iš duomenų bazės.
3. Spustelėkite lauką " Programos" ir įrašykite "Menas", nes norime ieškoti visų studentų, įstojusių į menų programą kolegijoje.
4. Spustelėkite mygtuką Rasti kitą . H. Thompsono rekordas turėtų pasirodyti tokioje formoje, kokia ji yra įtraukta į meno programą.
5. Antrą ir trečią kartą spustelėkite mygtuką " Surasti kitą ", o "J. Graham" ir "W. Henderson" įrašai turėtų pasirodyti vienas po kitos, nes jie taip pat yra įtraukti į meno programą.

Kitas šio vadovo žingsnis apima kelių skirtingų kriterijų atitikimo paieškos pavyzdžius.

Ieškoti įrašų naudojant kelis laukų pavadinimus

Šiame pavyzdyje ieškosime visų 18 metų amžiaus besimokančiųjų ir dalyvaus kolegijos menų programoje. Formoje turi būti rodomi tik tie įrašai, kurie atitinka abu kriterijus.

1. Spustelėkite kriterijaus mygtuką formoje.
2. Spustelėkite amžiaus lauką ir įveskite 18.
3. Spustelėkite programos lauką ir įrašykite meniu.
4. Spustelėkite mygtuką Rasti kitą . H. Thompsono rekordas turėtų pasirodyti formoje, nes jai yra 18 metų ir jis įtrauktas į meno programą.
5. Antrą kartą spustelėkite mygtuką " Surasti kitą ", o "J. Graham" įrašas turėtų pasirodyti, nes jis ir 18 metų, ir įtrauktas į meno programą.
6. Trečią kartą spustelėkite mygtuką " Surasti kitą ", o J. Grahamo įrašas vis tiek bus matomas, nes nėra kitų įrašų, kurie atitiktų abu kriterijus.

Šio pavyzdžio W. Hendersono įrašas neturėtų būti rodomas, nes, nors jis yra įtrauktas į Menų programą, jam nėra 18 metų, todėl jis neatitinka abiejų paieškos kriterijų.