Excel žingsnis po žingsnio pagrindinis pamoka

"Excel" naudojimas nėra toks sunkus, kaip atrodo

Excel yra elektroninė skaičiuoklės progam (dar žinoma kaip programinė įranga ), naudojama duomenims saugoti, organizuoti ir manipuliuoti.

Duomenys saugomi atskiruose ląstelėse, kurios paprastai yra surengtos eilės stulpeliais ir eilučių darbalapyje. Ši stulpelių ir eilučių rinkinys vadinama stalu. Lentelės naudoja antraštes viršutinėje eilutėje ir kairėje lentelės pusėje, norėdami nustatyti lentelėje saugomus duomenis.

"Excel" taip pat gali atlikti skaičiavimus pagal duomenis naudojant formules . Siekiant padėti lengviau rasti ir skaityti informaciją darbalapyje, "Excel" turi keletą formatavimo funkcijų, kurios gali būti taikomos atskiroms ląstelėms, eilėms ir stulpeliams ar visoms duomenų lentelėms.

Kadangi kiekviename paskutinių "Excel" versijų "darbalapyje" yra milijardai ląstelių vienoje darbalapyje, kiekviena ląstelė turi adresą, vadinamą ląstelės nuoroda , kad jį būtų galima nurodyti formules, diagramas ir kitas programos funkcijas.

Šioje pamokoje pateikiami veiksmai, kurių reikia norint sukurti ir formuoti pagrindinę skaičiuoklę, kurioje yra duomenų lentelė, formulės ir formatavimas, matyti aukščiau esančiame paveikslėlyje.

Šioje pamokoje pateikiamos temos:

• Duomenų įvedimas į lentelę
• Atskirų darbalapio stulpelių išplėtimas
• Įrašo dabartinę datą ir pavadintą diapazoną į darbalapį
• Pridedama išskaitymo formulė
• Grynosios algos formulės pridėjimas
• Formulių kopijavimas su užpildymo rankena
• Numerio formatavimo pridėjimas prie duomenų
• Lauko formatavimo pridėjimas

01 iš 08

Duomenų lentelės paleidimas

Duomenų įvedimas į darbalapio ląsteles visada yra trijų etapų procesas.

Šie veiksmai:

1. Spustelėkite langelį, kuriame norite, kad duomenys būtų rodomi.
2. Įveskite duomenis į langelį.
3. Paspauskite "Enter" klavišą ant klaviatūros arba spustelėkite kitą langelį pele.

Kaip minėta, kiekviena darbalapio ląstelė identifikuojama pagal adreso arba ląstelės nuorodą , kurią sudaro stulpelio raidė ir eilutės numeris, kuris susikerta ląstelės vietoje.

Rašydami nuorodą į langelį, pirmiausia rašoma stulpelio raidė, o po to - eilutės numeris, pvz., A5, C3 arba D9.

Įvedę šio vadovo duomenis svarbu įvedinėti duomenis į tinkamas darbo lapų ląsteles. Formulės, įrašytos vėlesniuose etapuose, naudoja dabar įvestų duomenų langelių nuorodas.

Įvadas į mokymo duomenis

1. Norėdami sekti šį vadovėlį, naudokite aukščiau esančio vaizdo įrašo duomenų ląstelių nuorodas, kad visi duomenys būtų įtraukti į tuščią "Excel" darbalapį.

02 iš 08

Plėsti stulpelius "Excel"

Pagal numatytuosius nustatymus ląstelės plotis leidžia rodyti tik aštuonias bet kokio duomenų įrašo simbolius prieš tai, kai tie duomenys pereina į kitą langelį dešinėje.

Jei ląstelė arba ląstelės dešinėje yra tuščios, įrašyti duomenys rodomi darbalapyje, kaip matyti iš darbalapio pavadinimo " Išlaidų skaičiavimai darbuotojams, įeinantiems į ląstelę A1".

Tačiau jei ląstelė dešinėje turi duomenų, pirmosios ląstelės turinys yra sutrumpintas iki pirmųjų aštuonių simbolių.

Keli ankstesniame etape įvestų duomenų ląstelės, pvz., Etiketės išskyrimo sparta: įrašytos į ląstelę B3 ir " Thompson A.", įvestos į ląstelę A8, yra sutrumpintos, nes ląstelės dešinėje turi duomenų.

Norėdami išspręsti šią problemą, kad duomenys būtų visiškai matomi, stulpeliai su šiais duomenimis turi būti išplėsti.

Kaip ir visose "Microsoft" programose, yra keli būdai plėsti stulpelius . Žemiau pateikiame veiksmus, kaip praplatinti stulpelius naudodami pelę.

Individualių darbų lapų stulpelių išplėtimas

1. Stulpelio antraštėje įdėkite pelės žymeklį į liniją tarp stulpelių A ir B.
2. Rodyklė pasikeis į dvigubą rodyklę.
3. Spustelėkite ir laikykite nuspaudę kairįjį pelės mygtuką ir vilkite dvigubą rodyklę į dešinę, kad padidintumėte stulpelį A, kol bus matomas visas įrašas Thompson A.
4. Išplėskite kitus stulpelius, kad būtų rodomi duomenys, jei reikia.

Stulpelių plotis ir užrašų pavadinimai

Kadangi darbalapio pavadinimas yra toks ilgas, palyginti su kitomis antro stulpelio etiketėmis, jei šis stulpelis buvo išplėstas, kad būtų rodomas visas pavadinimas lange A1, darbalapis būtų ne tik atrodyti keistai, bet tai apsunkintų darbo lapo naudojimą dėl spragas tarp etikečių kairėje ir kitų duomenų stulpelių.

Kadangi nėra kitų įrašų 1 eilutėje, nėra klaidinga palikti antraštę, nes ji - išsiplečia į langelius dešinėje. Be to, "Excel" turi funkciją, vadinamą sujungimu ir centru, kuri bus naudojama vėlesniame etape, kad greitai sukoncentruotų pavadinimą per duomenų lentelę.

03 iš 08

Data ir pavadinimo diapazono pridėjimas

Data funkcijos apžvalga

Paprastai data į skaičiuoklę pridedama - gana dažnai nurodoma, kada lapelis buvo paskutinį kartą atnaujintas.

"Excel" turi keletą dienų funkcijų, kurios leidžia lengvai įvesti datą į darbalapį.

"Excel" funkcijos yra tiesiog integruotos formulės , kad būtų lengviau atlikti įprastas užduotis, pvz., Pridėti datą į darbalapį.

" TODAY" funkcija yra paprasta naudoti, nes ji neturi jokių argumentų - kokie duomenys turi būti pateikti funkcijai, kad ji veiktų.

"TODAY" funkcija taip pat yra viena iš "Excel" nepastovių funkcijų , o tai reiškia, kad ji atnaujina save kaskart, kai perskaičiuojamos - tai paprastai visada atidaromas darbalapis.

Data pridėjimas su funkcija "Šiandien"

Toliau aprašyti veiksmai pridės TODAY funkciją į lakšto C2 lapą.

1. Spustelėkite langelį C2, kad jis taptų aktyvia ląstele
2. Spustelėkite skirtuką " Formulės " juostos
3. Spustelėkite datos ir laiko juostos parinktį, kad atidarytumėte datos funkcijų sąrašą
4. Paspauskite funkciją " Šiandien", kad pamatytumėte funkcijos dialogo langą
5. Dialogo lange spustelėkite Gerai, kad įvesti funkciją ir grįžtumėte į darbalapį
6. Dabartinė data turėtų būti įtraukta į langelį C2

Matydamas simbolius ###### vietoj datos

Jei eilutėje maišos žymeklių simboliai rodomi lange C2, o ne data, pridedant TODAY funkciją į tą langelį, tai yra todėl, kad ląstelė nėra pakankamai platus, kad būtų rodomi suformuoti duomenys.

Kaip minėta anksčiau, neformatuoti skaičiai ar tekstiniai duomenys perpildomi į tuščius langelius į dešinę, jei jie yra per plati kamerai. Tačiau duomenys, kurie buvo suformatuojami kaip tam tikros rūšies numeris, pavyzdžiui, valiuta, datos ar laikas, tačiau neperplėšiami į kitą langelį, jei jie yra platesni nei ląstelė, kurioje jie yra. Vietoje to jie rodo ###### klaidą.

Norėdami išspręsti problemą, išplėskite stulpelį C naudojant metodą, aprašytą ankstesnėje mokymo paketo dalyje.

Priskirtas pavadinimų diapazonas

Nurodytas diapazonas sukurtas, kai vienai ar kelioms ląstelėms suteikiamas vardas, kad būtų lengviau nustatyti diapazoną. Pavadinta diapazonas gali būti naudojamas kaip ląstelių nuorodos nuoroda, kai ji naudojama funkcijose, formulėse ir diagramose.

Lengviausias būdas sukurti pavadintus diapazonus yra vardo langelis, esantis viršutiniame kairiajame darbo lapo virš eilės numerių kampe.

Šioje pamokoje vardo norma bus suteikta ląstelių C6, kad būtų nustatyta atskaitymo norma, taikoma darbuotojo atlyginimams. Nurodytas diapazonas bus naudojamas išskaičiuojant formulę , kuri bus pridėta prie darbalapių C6-C9 langelių.

1. Darbo lange pasirinkite ląstelę C6
2. Įveskite "norma" (be kabučių) į vardo laukelį ir paspauskite klavišą Enter
3. Elementas C6 dabar turi "greičio" pavadinimą

Šis vardas bus naudojamas norint supaprastinti atskaitymų formulių kūrimą kitame žingsnio etape.

04 iš 08

Darbuotojų atskaitymų formulės įvedimas

Excel formules apžvalga

"Excel" formulės leidžia atlikti numerių duomenų, įrašytų į darbalapį, skaičiavimus.

Excel formulės gali būti naudojamos baziniam numerio sugadinimui, pvz., Įtraukimui ar atimimui, taip pat sudėtingesni skaičiavimai, pvz., Studento vidurkio nustatymas bandymų rezultatams ir hipotekos mokėjimų apskaičiavimas.

• Formulės "Excel" visada prasideda lygiu ženklu ( = )
• Vienodo ženklo visada įvedama į ląstelę, kurioje norite, kad atsakymas būtų rodomas
• Formulė yra baigta spustelėjus klaviatūros klavišą Enter

Naudojant ląstelių nuorodas formulėse

Paprastas formų kūrimo būdas programoje Excel reiškia, kad formos duomenys turi būti įvedami į darbalapio ląsteles, o po to naudojant formulių duomenų ląstelių nuorodas, o ne pačius duomenis.

Pagrindinis šio metodo pranašumas yra tai, kad jei vėliau reikės keisti duomenis , tai paprasta pakeisti duomenis ląstelėse, o ne perrašyti formulę.

Formulės rezultatai bus atnaujinti automatiškai, kai duomenys pasikeis.

Naudojimas pavadinimų diapazonų formulėse

Alternatyva ląstelių nuorodoms yra naudojamų pavadinimų diapazonas, pvz., Anksčiau pateiktame žingsnyje nurodytas diapazono sparta .

Formulėje pavadintas diapazonas veikia kaip ląstelių nuoroda, bet paprastai jis naudojamas reikšmėms, kurios įvairiais būdais naudojamos kelis kartus - pavyzdžiui, pensijų ar naudos sveikatai atskaita, mokesčio norma arba mokslinis pastovus - kadangi ląstelių nuorodos yra labiau praktiškos formulėse, kurios nurodo konkrečius duomenis tik vieną kartą.

Toliau pateiktuose etapuose formulių kūrimui naudojamos tiek ląstelių nuorodos, tiek vardų diapazonas.

Darbuotojų atskaitymų formulės įvedimas

Pirmoji ląstelėje C6 sukurta formuluotė padidins darbuotojo B. Smitho bruto darbo užmokestį pagal C3 langelyje nustatytą atskaitymo rodiklį.

Lentelėje C6 paruošta formulė bus:

= B6 * norma

Naudojant rodymą įvesti formulę

Nors galima tiesiog įvesti aukščiau pateiktą formulę į ląstelę C6 ir pateikti teisingą atsakymą, geriau naudoti nuorodą, kad būtų įtrauktos ląstelių nuorodos į formules, kad būtų kuo labiau sumažintos klaidos, atsiradusios įvedant klaidingą ląstelių nuorodą.

Nurodymas reiškia spustelėti ląstelę, kurioje yra duomenys su pelės žymekliu, kad į formulę pridėtumėte ląstelės nuorodą arba pavadintą diapazoną.

1. Spustelėkite ląstelę C6, kad ji taptų aktyvia ląstele
2. Įveskite vienodą ženklą ( = ) į langelį C6, kad pradėtumėte formulę
3. Paspauskite ant langelio B6 su pelės žymekliu, kad pridėtumėte šios ląstelės nuorodą į formulę po lygių ženklų
4. Įveskite daugybos simbolį ( * ) lange C6 po langelio nuorodos
5. Spustelėkite langelį C3 su pelės žymekliu, kad į formulę pridėtumėte pavadintą diapazono spartą
6. Paspauskite klaviatūros klavišą Enter, kad užbaigtumėte formulę
7. Atsakymas 2747.34 turi būti lange C6
8. Nors atsakymas į formulę yra parodytas ląstelėje C6, spustelėję tą langelį, formulės juostoje virš darbalapio rodoma formulė = B6 * norma .

05 iš 08

Grynosios atlyginimo formulės įvedimas

Grynosios atlyginimo formulės įvedimas

Ši formulė yra sukurta ląstelėje D6 ir apskaičiuojama darbuotojo grynoji alga, atimant iš bendrosios algos pirmąją formulę apskaičiuotą atskaitymo sumą.

Lentelėje D6 baigta formulė bus:

= B6 - C6

1. Spustelėkite langelį D6, kad jis taptų aktyvia ląstele
2. Įveskite vienodo ženklo ( = ) į ląstelę D6
3. Paspauskite ant langelio B6 su pelės žymekliu, kad pridėtumėte šios ląstelės nuorodą į formulę po lygių ženklų
4. Po ląstelės nuoroda į ląstelę D6 įveskite minuso ženklą ( - )
5. Spustelėkite ląstelę C6, pelės žymeklį į tą ląstelių nuorodą į formulę
6. Paspauskite klaviatūros klavišą Enter, kad užbaigtumėte formulę
7. Atsakymas 43 041,66 turėtų būti ląstelėje D6
8. Norėdami pamatyti formulę ląstelėje D6, spustelėkite tą langelį, kad parodytų formulę = B6-C6 formulės juostoje

Santykiniai ląstelių nuoroda ir kopijavimo formulės

Iki šiol atskaitymai ir neto atlyginimo formulės buvo pridėtos tik į vieną ląstelę kiekvienoje darbo lape - atitinkamai C6 ir D6.

Dėl to darbalapyje šiuo metu yra tik vieno darbuotojo - B. Smitho.

Neatsižvelgdama į daug laiko reikalaujančią užduotį atkurti kiekvieną formulę kitiems darbuotojams, "Excel" tam tikromis aplinkybėmis leidžia tam tikras formules kopijuoti į kitas ląsteles.

Šiomis aplinkybėmis dažniausiai naudojama tam tikros rūšies ląstelių nuoroda - žinoma kaip santykinė ląstelių nuoroda - formulėse.

Ląstelių nuorodos, kurios buvo įrašytos į ankstesniuose veiksmuose esančias formules, buvo santykinės ląstelių nuorodos, ir jos yra numatytosios ląstelių nuorodos Excel formoje, siekiant kuo paprastesnes formules kopijuoti.

Kitas žingsnio veiksmas naudoja užpildymo rankenėlę, norint nukopijuoti šias dvi formules į toliau nurodytas eilutes, kad būtų užpildyta visų darbuotojų lentelė.

06 iš 08

Formulių kopijavimas su užpildymo rankena

Užpildykite rankenėlių apžvalgą

Užpildymo rankena yra mažas juodas taškas arba kvadratas aktyviojo elemento apatiniame dešiniajame kampe.

Užpildymo rankena turi daugelį paskirčių, įskaitant kopijavimą ląstelių turinį gretimose ląstelėse . užpildyti langelius numerių ar teksto etikečių serija ir kopijavimo formules.

Šiame mokymo etape užpildymo rankena bus naudojama nukopijuoti ir grynosios atlyginimo formules iš langelių C6 ir D6 nukopijuoti į C9 ir D9 langelius.

Formulių kopijavimas su užpildymo rankena

1. Išskleiskite lakštus B6 ir C6 darbalapyje
2. Įdėkite pelės žymeklį ant juodos kvadrato apatiniame dešiniajame langelio D6 kampe - rodyklė pasikeis į pliuso ženklą "+"
3. Spustelėkite ir laikykite nuspaudę kairįjį pelės mygtuką ir vilkite užpildymo rankenėlę į langelį C9
4. Atleiskite pelės mygtuką - ląstelės nuo C7 iki C9 turi būti išrašymo rezultatų formulės ir ląstelių nuo D7 iki D9 grynosios atlyginimo formulės

07 iš 08

"Excel" numerių formatavimo taikymas

Excel numerio formatavimo apžvalga

Skaičiavimo formatavimas reiškia valiutos simbolių, dešimtainių žymeklių, simbolių procentų ir kitų simbolių, kurie padeda identifikuoti ląstelėje esančių duomenų tipą ir jį lengviau skaityti, pridėjimą.

Procentinio simbolio pridėjimas

1. Pasirinkite ląstelę C3, kad paryškintumėte ją
2. Spustelėkite skirtuką " Pagrindinis " juostos
3. Spustelėkite Bendra parinktis, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu Formatas skaičių
4. Meniu spustelėkite parinktį Procentai, kad pakeistumėte C3 formato reikšmę nuo 0,06 iki 6%

Pridėti valiutos simbolį

1. Pasirinkite ląsteles nuo D6 iki D9, kad jas paryškintumėte
2. Pagrindinio skirtuko juostos srityje spustelėkite parinktį Bendra, jei norite atidaryti išskleidžiamąjį meniu " Numeris formatas"
3. Spustelėkite meniu Valiuta , kad pakeistumėte vertybių formatavimą ląstelėse D6-D9 į valiutą su dviem skaičiais po kablelio

08 iš 08

Ląstelių formatavimas "Excel"

Ląstelių formatavimo apžvalga

Ląstelių formatavimas susijęs su formatavimo parinktimis, pvz., Įprasto formato teksto ar skaičių taikymas, duomenų išlyginimo keitimas, sienų su ląstelėmis pridėjimas arba sujungimo ir centro funkcijos naudojimas pakeisti ląstelėje esančių duomenų išvaizdą.

Šiame vadove minėtieji ląstelių formatai bus taikomi konkrečioms darbalapio ląstelėms, kad jis atitiktų baigtą darbalapį, pateiktą pamokos 1 puslapyje.

"Bold" formatavimas

1. Pažymėkite langelį A1.
2. Spustelėkite skirtuką " Pagrindinis " juostos .
3. Paspauskite " Bold" formatavimo parinktį, kaip nurodyta paveikslėlyje aukščiau, paryškinkite ląstelių A1 duomenis.
4. Pakartokite pirmiau nurodytą veiksmų seką ir paryškinkite ląstelių nuo A5 iki D5 duomenis.

Keičiant duomenų derinimą

Šis žingsnis pakeis numatytąjį kairįjį kelių langelių išlyginimą centrui

1. Pasirinkite ląstelę C3, kad paryškintumėte ją.
2. Spustelėkite skirtuką " Pagrindinis " juostos.
3. Norėdami sutelkti duomenis C3 lange, spustelėkite " Centre alignment option", kaip nurodyta paveikslėlyje.
4. Pakartokite pirmiau nurodytą veiksmų seka, kad centruotumėte duomenis iš ląstelių nuo A5 iki D5.

Sujungti ir centro elementai

Sujungimo ir centro parinktis sujungia kelis pasirinktus į vieną langelį ir centruoja duomenų įrašą kairiojoje daugumoje elementų per visą naują sujungtą ląstelę. Šis veiksmas sujungs ir centruos darbalapio pavadinimą - darbuotojų skaičiavimo skaičiavimus ,

1. Pasirinkite langelius nuo A1 iki D1, kad paryškintumėte juos.
2. Spustelėkite skirtuką " Pagrindinis " juostos.
3. Spustelėkite " Merge & Centre", kaip nurodyta paveikslėlyje aukščiau, kad sujungtumėte langelius nuo A1 iki D1 ir centruotumėte pavadinimą šiose ląstelėse.

Pridedama apatinė sienelė prie ląstelių

Šis žingsnis papildys langelius, kuriuose yra duomenys 1, 5 ir 9 eilutėse

1. Pasirinkite susietą langelį nuo A1 iki D1, kad paryškintumėte.
2. Spustelėkite skirtuką " Pagrindinis " juostos.
3. Paspauskite žemyn nukreiptą rodyklę šalia sienos parinkties, kaip nurodyta paveikslėlyje aukščiau, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu.
4. Meniu pasirinkite " Apatinės sienos" parinktį, kad pridėtumėte sieną sujungtos ląstelės apačioje.
5. Pakartokite pirmiau nurodytą veiksmų seką, kad apatinę sieną pridėtumėte iš A5-D5 ir A9-D9 langelių.