Kaip sukurti "Excel" duomenų bazę

Stebėkite kontaktus, kolekcijas ir kitus duomenis "Excel" duomenų bazėje

Kartais mums reikia stebėti informaciją, o tai yra gera vieta Excel duomenų bazės byloje. Nesvarbu, ar tai yra asmeninis telefono numerių sąrašas, organizacijos ar komandos narių kontaktiniai sąrašai ar monetų, kortelių ar knygų rinkinys, Excel duomenų bazės failas leidžia lengvai įvesti, saugoti ir rasti konkrečią informaciją.

"Microsoft Excel" sukūrė įrankius, kurie padeda jums sekti duomenis ir rasti konkrečią informaciją, kai to reikia. Be to, naudojant šimtus stulpelių ir tūkstančių eilučių , "Excel" skaičiuoklė gali turėti daug duomenų .

Duomenų įvedimas

Pagrindinis duomenų saugojimo formatas "Excel" duomenų bazėje yra lentelė.

Sukūrus lentelę, "Excel" duomenų įrankiai gali būti naudojami ieškant, rūšiuojant ir filtruojant įrašus duomenų bazėje, norint surasti konkrečią informaciją.

Norėdami sekti kartu su šia mokymo programa, įveskite duomenis, kaip parodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje.

Greitai įveskite studento ID:

1. Įveskite pirmus du ID - ST348-245 ir ST348-246 atitinkamai į ląsteles A5 ir A6 .
2. Pažymėkite du ID, kad juos pasirinktumėte.
3. Spustelėkite užpildymo rankenėlę ir vilkite ją žemyn į langelį A13 .
4. Likusi studento ID turėtų būti teisingai įrašyta į ląsteles nuo A6 iki A13.

Teisingai įveskite duomenis

Įvedant duomenis svarbu užtikrinti, kad jis būtų teisingai įvestas. Išskyrus eilutę 2 tarp skaičiuoklės pavadinimo ir stulpelių antraščių, nepateikite jokių kitų tuščių eilučių įvedant duomenis. Be to, įsitikinkite, kad nepalikite jokių tuščių langelių.

Duomenų klaidos , atsiradusios dėl neteisingo duomenų įvedimo, yra daugybės duomenų tvarkymo problemų šaltinis. Jei duomenys pradžioje yra teisingai įvestos, programa dažniau atvers jums norimus rezultatus.

Eilutės yra įrašai

Kiekviena atskira duomenų grupė duomenų bazėje yra žinoma kaip įrašas . Įvedant įrašus atsižvelgiama į šias gaires:

• Palikite tuščias eilutes sukurtoje lentelėje. Tai apima tai, kad paliekant tuščią eilutę tarp stulpelių antraščių ir pirmosios duomenų eilutės.
• Įraše gali būti duomenų apie tik vieną konkretų elementą.
• Įraše taip pat turi būti visi duomenų bazės duomenys apie šį elementą. Negalima gauti informacijos apie elementą daugiau nei vienoje eilutėje.

Stulpeliai yra laukai

Nors eilutės Excel duomenų bazėje vadinamos įrašais, stulpeliai vadinami laukais . Kiekviename stulpelyje turi būti antraštė, kad būtų nustatyti jame esantys duomenys. Šios antraštės vadinamos laukų pavadinimais.

• Lauko pavadinimai naudojami siekiant užtikrinti, kad kiekvieno įrašo duomenys būtų įrašyti į tą pačią seką.
• Įsitikinkite, kad visi stulpelio duomenys įvedami naudojant tą patį formatą. Jei pradėsite įvesti numerius kaip skaitmenys (pvz., 10 ar 20), laikykitės jų. Nekeiskite dalies kelią ir pradėkite skaičių įvesti kaip žodžius (pvz., Dešimt ar dvidešimt). Būkite nuoseklūs.
• Nepalikite tuščių stulpelių lentelėje.

Lentelės kūrimas

Įvedus duomenis, jis gali būti paverstas lentelėje . Norėdami tai padaryti:

1. Pažymėkite langelius nuo A3 iki E13 darbalapyje.
2. Spustelėkite skirtuką Pagrindinis .
3. Spragtelėkite parinktį Formatas kaip lentelė, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu.
4. Pasirinkite "Blue Table Style Medium 9" parinktį, kad atidarytumėte dialogo langą Formatas kaip lentelė .
5. Nors dialogo langas atidarytas, lakštai nuo A3 iki E13 darbalapyje turėtų būti apsuptas žygių skruzdėlių.
6. Jei žygiuojantys skruzdės supa tinkamą ląstelių diapazoną, spustelėkite Gerai dialogo lange Format as Table .
7. Jei žygiuojantys skruzdėlės neapsaugo teisingo ląstelių diapazono, paryškinkite tinkamą darbų lapo diapazoną ir dialogo lange Formatavite kaip lentelę spustelėkite Gerai .
8. Lentelėje turi būti rodomos išskleidžiamos rodyklės šalia kiekvieno lauko pavadinimo, o lentelės eilutės turėtų būti suformatytos kintamoje šviesoje ir tamsiai mėlynos spalvos.

Duomenų bazės įrankių naudojimas

Sukūrę duomenų bazę, šalia kiekvieno lauko pavadinimo galite naudoti įrankius, esančius žemiau esančių rodyklių, kad rūšiuoti arba filtruoti duomenis.

Rūšiavimo duomenys

1. Spustelėkite rodyklę šalia lauko "Pavardė" laukelio .
2. Spustelėkite variantą Rūšiuoti nuo A iki Z, kad rūšiuoti duomenų bazę pagal abėcėlę.
3. Kai surūšiuoti, Graham J. turėtų būti pirmas įrašas lentelėje ir Wilson. R turėtų būti paskutinis.

Duomenų filtravimas

1. Spustelėkite rodyklę šalia lauko Programos laukas .
2. Spustelėkite žymimąjį langelį ties " Pasirinkti viską", kad išvalytumėte visus žymimuosius laukelius.
3. Paspauskite žymės langelį, esantį šalia parinkties Verslas, kad pažymėtumėte dėžutę.
4. Spustelėkite Gerai .
5. Tik du studentai - G. Thompson ir F. Smith turėtų būti matomi, nes jie yra tik du verslo programos dalyviai.
6. Norėdami rodyti visus įrašus, spustelėkite išskleidžiamąją rodyklę šalia programos lauko pavadinimo.
7. Spustelėkite " Išvalyti filtrą" iš parinkties "Programa" .

Duomenų bazės išplėtimas

Norėdami pridėti papildomų įrašų į savo duomenų bazę:

• Įdėkite pelės žymeklį ant mažo taško apatiniame dešiniajame stalo kampe.
• Pelės žymeklis pasikeis į dviejų krypčių rodyklę.
• Kai taip nutinka, spustelėkite ir laikykite nuspaudę dešinįjį pelės mygtuką ir vilkite žymiklį žemyn, kad į duomenų bazės apačią pridėtumėte tuščią eilutę.
• Pridėkite šiuos naujos eilutės duomenis:
  Elementas - duomenys
  A14 - ST348-255
  B14 - Kristupas
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Mokslas

Užpildykite duomenų bazės formatavimą

1. Išskleiskite lenteles nuo A1 iki E1 darbalapyje.
2. Spustelėkite skirtuką Pagrindinis .
3. Paspauskite ant juostos sujungimo ir centro parinkties centro pavadinimą.
4. Paspauskite ant juostos užpildymo spalvos (atrodo kaip dažų danga), kad atidarytumėte užpildymo spalvos išskleidžiamąjį sąrašą.
5. Pasirinkite " Blue", "Accent 1" iš sąrašo, kad pakeistumėte fono spalvą ląstelėse A1 - E1 iki tamsiai mėlynos spalvos.
6. Formatavimo įrankių juostoje spustelėkite piktogramą " Šriftas" (tai yra didžioji raidė "A"), kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašo šriftų spalvą.
7. Iš sąrašo pasirinkite White, kad pakeistumėte teksto spalvą A1-E1 langeliuose baltos spalvos.
8. Pažymėkite langelius A2 - E2 darbalapyje.
9. Spustelėkite juostos užpildymo spalvą, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašą užpildymo spalvos.
10. Pasirinkite " Blue", "Accent 1", "Lightighter 80" iš sąrašo, kad pakeistumėte fono spalvą ląstelėse A2 - E2 iki šviesiai mėlynos spalvos.
11. Išskleiskite lenteles A4 - E14 darbalapyje.
12. Spustelėkite centro parinktį juostoje, kad centras sulyguotų tekstą ląstelėse nuo A14 iki E14.
13. Šiuo momentu, jei teisingai atlikote visus šios vadovo veiksmus, jūsų skaičiuoklė turėtų būti panaši į skaičiuoklę, pavaizduotą šio vadovo 1 veiksme.

Duomenų bazės funkcijos

Sintaksė : Dfunkcija (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Kai D funkcija yra viena iš šių:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Tipas : duomenų bazė

Duomenų bazės funkcijos yra ypač patogu, kai "Google" skaičiuoklės naudojamos struktūrizuotų duomenų išsaugojimui, pvz., Duomenų bazei. Kiekviena duomenų bazės funkcija, Dfunkcija , apskaičiuoja atitinkamą funkciją ląstelių diapazono pogrupyje, laikomą duomenų bazės lentele. Duomenų bazės funkcijos turi tris argumentus:

• Database_arr yra diapazonas, įterptas masyvas ar masyvas, generuojamas masyvo išraiškos, kuri yra struktūrizuota taip, kad kiekviena eilutė po eilutės 1 yra duomenų bazės įrašas, o kiekvienas stulpelis yra duomenų bazės laukas. 1 eilutėje yra etiketės kiekvienam laukui.
• Field_str | num nurodo, kuris stulpelis (laukas) turi vidurkiu vertes. Tai galima išreikšti kaip lauko pavadinimu (teksto eilute) arba stulpelio numeriu, kuriame kairysis stulpelis būtų pateiktas kaip 1.
• Criteria_arr - diapazonas, įterptasis masyvas ar masyvas, generuojamas masyvo išraiškos, kuri yra sudaryta taip, kad pirmoje eilutėje yra lauko pavadinimas (-ai), kuriam bus taikomas kriterijus (kriterijai), o vėlesnėse eilutėse yra sąlyginis (-ieji) bandymas (-ai) .

Pirmajame kriterijų eilutėje nurodomi laukų pavadinimai. Kiekviena kita kriterijų eilutė reiškia filtrą, kuris yra atitinkamų laukų apribojimų rinkinys. Apribojimai aprašomi naudojant užklausą pagal pavyzdį ir gali apimti atitikimo vertę arba palyginimo operatorių, po kurio pateikiama palyginimo vertė. Apribojimų pavyzdžiai: "Šokoladas", "42", "> = 42", "<> 42". Tuščia ląstelė reiškia, kad nėra atitinkamo lauko apribojimų.

Filtras atitinka duomenų bazės eilutę, jei įvykdomi visi filtro apribojimai (apribojimai filtro eilutėje). Duomenų bazės eilutė (įrašas) atitinka kriterijus, jei ir tik tuo atveju, jei jis atitinka bent vieną filtrą. Kriterijų diapazonas lauko pavadinime gali būti rodomas daugiau nei vieną kartą, kad būtų galima vienu metu taikyti keletą apribojimų (pvz., Temperatūra> 65 ir temperatūra <= 82).

DGET yra vienintelė duomenų bazės funkcija, kuri neriboja verčių. DGET grąžina antrojo argumento lauke nurodytą reikšmę (panašiai kaip VLOOKUP) tik tuo atveju, jei tiksliai vienas įrašas atitinka kriterijus; priešingu atveju grąžinama klaida, rodanti, kad nėra rungtynių ar kelių atitikčių